¿Cómo debo manejar archivos para un restaurante?

El desarrollo de un sistema integral de gestión de archivos para su restaurante le ayuda a gestionar los empleados y de negocios. sistemas de archivo duales son eficaces, sobre todo si los archivos se almacenan en línea. Los archivos pueden ser almacenados en un lugar fácil de encontrar, como un archivador de oficina, y el personal sensibles y archivos financieros pueden ser salvaguardados. Un sistema de archivo en papel físico debe ser seleccionada en base al volumen de la información presentada, mientras que un sistema de presentación en línea tiene más opciones.

Video: ¿Cómo organizar los archivos físicos?

Los archivos almacenados en línea se pueden dividir en categorías confidenciales y abiertas. La contraseña protege la información confidencial, como datos financieros o archivos de los empleados. Los archivos que necesitan ser visitada regularmente por los empleados pueden ser almacenados en una carpeta compartida en las rúbricas específicas, tales como vendedores, proveedores y mantenimiento. Los archivos almacenados en un armario pueden estar en orden alfabético por tema, o para archivos de gran volumen, por tema, con una sub-división por categoría. Por ejemplo, un archivo de proveedor puede tener archivos en orden alfabético individuales que identifican nombres de proveedores o de sus empresas.

El desarrollo de un sistema de archivo que permite un fácil acceso a los informes financieros es esencial para las operaciones diarias, así como los informes mensuales, trimestrales y anuales de contabilidad y de fin de año y la preparación de impuestos. La información financiera debe ser almacenado en un lugar seguro, como un bloqueo de caja o en un archivo de ordenador protegido por contraseña. Los documentos incluyen las cuentas por cobrar y pagar, nómina, préstamos y líneas de crédito, las auditorías internas y externas y los registros de impuestos y recibos diarios. Clasificar los archivos en líneas de tiempo por lo que los que hacen referencia a regularidad, tales como registros de ventas diarias, son de fácil acceso, y aquellos que revise periódicamente, tales como los informes trimestrales, se encuentran en la parte posterior del gabinete.

Video: COMO ORGANIZAR UN RESTAURANTE

Video: Como iniciar y administrar un restaurante | pasos para abrir un restaurante

Organizar las aplicaciones en blanco o de empleo, materiales de orientación y capacitación, horarios de trabajo y las cuentas por escrito de los informes de los empleados, quejas o reprimendas. Este último es útil si un empleado presenta una queja en lo que se refiere a la terminación, la discriminación o acoso. Si un empleado archivos contienen números de la Seguridad Social y los registros de salud, categorizar los archivos en orden numérico y almacenar la clave número en una ubicación diferente.

Dividir archivos de proveedores en alimentos, bebidas, cerveza, licores y suministro restaurante categorías. Incluir archivos individuales para los proveedores actuales y los posibles proveedores. Los archivos deben incluir copias de contratos, formularios de pedidos, recibos, las estructuras de precios, plazos de entrega, nombres de contacto y números de teléfono. Es posible almacenar archivos de proveedores cerca de una puerta de entrega o en la oficina del gerente para una fácil referencia.

archivos seguros deben incluir copias de las políticas y el nombre e información de contacto del agente de seguros en representación de cada política. Incluir un gráfico de renovación para indicar cuando las políticas necesitan ser revisados. Almacenar una copia de los archivos de seguros fuera de las instalaciones en caso de una emergencia.

Si la instalación restaurante es propia o alquilada, mantener un archivo de registros de mantenimiento y reparación. Incluir una lista de limpieza, eliminación de basura, reciclaje, mantenimiento general, fontanería y proveedores de servicios de reparaciones eléctricas. Almacenar la información para el mantenimiento de los videojuegos, máquinas de discos o máquinas expendedoras. Al igual que los archivos de proveedores, mantenimiento y números de contacto de emergencia debe estar ubicado en un lugar donde cualquier empleado puede acceder rápidamente a ellos, como por ejemplo un puesto de anfitriona, mostrador de caja, detrás de la barra o en la cocina.

Mantener un archivo dedicado a la documentación de la salud y la seguridad. Esto incluye una copia de los informes y citas del departamento de salud del restaurante, las reglas sobre las medidas de salud de los empleados, tales como el lavado de manos, uso de guantes y redes para el cabello y las instrucciones detalladas de equipos de desinfección por escrito. También incluya documentación de los procedimientos relacionados con la manipulación de alimentos, la preparación y el almacenamiento. Haga copias de las reglas y regulaciones pertinentes y publicarlos en lugares apropiados donde los empleados son seguros para verlos.

Crear un archivo para incluir informes de los empleados y las lesiones relacionadas con los clientes. testigos documento para cada evento y proporcionan la mayor cantidad de detalles de apoyo como sea posible, incluyendo la causa de la lesión, las medidas adoptadas después de la lesión y el resultado. Incluya copias de los informes policiales, si las autoridades son llamados al restaurante por cualquier motivo.