Cómo implementar un Sistema de Gestión de Documentos
Según el diccionario de negocios, un sistema de gestión de documentos es un “sistema electrónico diseñado para organizar y gestionar documentos. Estos documentos se organizan generalmente con el software, que proporciona al usuario la capacidad de acceder, modificar y almacenar centralmente los documentos.”Las empresas suelen utilizar estos sistemas para convertir documentos en papel en archivos electrónicos históricos para una fácil referencia y reducir el espacio de almacenamiento. La mayoría de las empresas generan algún tipo de trámites asociados con sus operaciones. Encontrar la mejor manera de administrar estos documentos puede mejorar el flujo de trabajo interno de la compañía.
Revisar los puntos de entrada para documentos comerciales. Los dueños de negocios y gerentes deben determinar cómo los documentos entran en su empresa y deciden cómo capturar mejor forma electrónica.
Implementar software para capturar información en forma electrónica. Las empresas pueden solicitar a las partes externas tales-como vendedores, proveedores o similares grupos que envían información electrónicamente a través de correo electrónico o sitios web. Esto permite a las empresas para cargar directamente la información en un sistema de gestión de documentos.
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Exigir a los empleados para escanear documentos en papel en un sistema de archivo electrónico. Después de un empleado completa su tarea, los administradores pueden requerir que escanear toda la información pertinente en el ordenador o en el servidor de almacenamiento de la compañía. El empleado puede destruir el original para disponer de la información sensible.
Establecer un sistema de documentos hallazgo. La capacidad de encontrar rápidamente los documentos almacenados pueden reducir el tiempo de un empleado dedicado a la búsqueda de la información histórica. Las empresas deben crear un sistema de archivo electrónico estándar para los individuos para almacenar y encontrar información en una fecha posterior.
Consejos advertencias
- Las empresas pueden decidir externalizar su sistema de gestión de documentos. Las empresas se especializan en el almacenamiento de información por lo que una empresa no necesita grandes cantidades de espacio de almacenamiento físico de documentos.
- Mientras que los sistemas de gestión de documentos electrónicos proporcionan muchos beneficios para una empresa, sino que también puede tener desventajas. Las empresas deben ser capaces de asegurar la información electrónica de abuso o fraude, mientras que la copia de seguridad de la información para proteger contra el ordenador o servidor fracaso.