Ventajas y desventajas del sistema de gestión de documentos
sistemas de gestión de documentos electrónicos son sistemas que están diseñados para gestionar, almacenar, distribuir y archivar documentos. Estos sistemas son comunes en las empresas y los sistemas educativos y actuar como archivadores digitales. sistemas de gestión de documentos también son conocidos como "sistemas de gestión de contenidos", ya que pueden almacenar audio, vídeo y otros tipos de medios, además de los documentos.
Contenido
- Espacio fisico
- Video: listas de verificación
- Archivo digital
- Video: ventajas y desventajas de los diferentes sistemas operativos
- Localización centralizada
- Video: ventajas y desventajas (transporte marítimo vs transporte aéreo)
- Utilidades adicionales herramientas
- Video: sistema de costeo por ordenes de trabajo
Espacio fisico
Video: Listas de verificación
sistemas de gestión de documentos suelen almacenar información en servidores u otros sistemas informáticos de gran alcance. Estos espacios de almacenamiento electrónico a menudo ocupan menos espacio que su contraparte física.
Archivo digital
Video: Ventajas y desventajas de los diferentes sistemas operativos
sistemas de gestión de documentos permiten el almacenamiento de los documentos mismos y también para las versiones anteriores. Esto puede ayudar a las revisiones de la pista a través del tiempo y proporciona un beneficio adicional de ser capaz de volver a los más antiguos. Sin embargo, si esta información no está organizado y almacenado correctamente, puede haber demasiados documentos y versiones disponibles, lo que provoca un problema de sobrecarga de información a los usuarios.
Localización centralizada
Video: Ventajas y Desventajas (Transporte marítimo VS Transporte aéreo)
sistemas de gestión de documentos son un lugar de almacenamiento centralizado en el que muchos usuarios pueden acceder a los más actuales y hasta la fecha de documento desde una ubicación central. Este fácil acceso a los documentos apoya la colaboración entre muchos usuarios. La ubicación centralizada de documentos también promueve una fácil distribución de documentos a los usuarios. Sin embargo, el almacenamiento electrónico de documentos digitales en un solo lugar puede suponer un riesgo adicional de seguridad a menos que se añade seguridad adicional para proteger el sistema electrónico.
Utilidades adicionales Herramientas
Video: SISTEMA DE COSTEO POR ORDENES DE TRABAJO
Electrónicamente almacenamiento y gestión de documentos dentro de un sistema de gestión de documentos electrónicos permite herramientas de utilidad para proporcionar características adicionales que no estaban disponibles en su equivalente físico. Buscando a través de documentos electrónicos es más fácil que en cada documento con la mano. Sin embargo muchas de estas herramientas puede ser innecesario y puede tener un costo mayor que el valor para las empresas.