Tipos de Sistemas de Gestión de Registros

La administración de registros es una función administrativa que mantiene registros de una organización. Incluye la gestión de registros a través de políticas de retención, clasificación, almacenamiento, preservación y destrucción. Un registro puede ser tangible, tal como papel y microfilm, o simplemente consistir en la información digital almacenada electrónicamente. La mayoría de las organizaciones modernas almacenan la mayor parte de sus registros en forma digital.

Un sistema de gestión de documentos promueve la creación, encontrar y compartir información. Por lo general toma la forma de software de negocio y ayuda en la organización y difusión de la base de conocimiento de la organización. Un DMS cuenta con fácil acceso a los datos pertinentes y facilita la minería información. A menudo incluye características de seguridad. La seguridad es importante mantener datos de una organización críticos y secretos comerciales, y las características de seguridad de DMS también sirve para proteger la información del usuario y los datos personales de los clientes.

Video: Control de documentos de un sistema de gestión de la calidad. ISO 9001 (Req. 4.2.3)

Un sistema de gestión de contenido se compone de las reglas, procedimientos y procesos utilizados para gestionar el flujo de trabajo para una organización. Una de las ventajas de un CMS es la capacidad de los usuarios finales para colaborar en la creación de documentos y revisión. Las organizaciones utilizan un CMS como almacenamiento de datos centralizada. El acceso centralizado a los documentos proporciona una plataforma para los usuarios finales para controlar, revisar, publicar y añadir comentarios. Un CMS también facilita la comunicación entre los usuarios.

Video: Cómo llevar los Registros en una Producción Agrícola - TvAgro por Juan Gonzalo Angel

Un sistema de gestión de la biblioteca es un sistema de planificación de recursos empresariales para una biblioteca. Se utiliza para realizar un seguimiento de los elementos individuales y las cuentas de patronos, y para controlar toda la colección de una biblioteca. El LMS consiste en una base de datos centralizada y un método para los clientes y el personal para interactuar con el sistema. El personal de la biblioteca tienen acceso a la funcionalidad que incluye adquisiciones, catalogación y circulación. suscripciones de serie también se realiza un seguimiento de los LMS.

sistemas de imágenes digitales proporcionan a las organizaciones la capacidad de capturar, almacenar y distribuir un gran número de registros a través de redes electrónicas. En el pasado, las empresas se basaron en papel o microfilm para su almacenamiento. Una DIS acelera el proceso de búsqueda y recuperación de documentos e información. Las organizaciones pueden ahorrar espacio de almacenamiento considerable debido a la disminución de la necesidad de archivadores y otros dispositivos de almacenamiento. difusión en línea de datos y la capacidad de integrarse con otros sistemas de gestión de la información es el principal beneficio de una DIS.