Lista de verificación de procesamiento de la nómina

procesamiento de la nómina es una tarea multidimensional que un empleador debe realizar. El empleador debe cumplir con los estándares del Departamento de salarios y horas de trabajo de Estados Unidos y las regulaciones de impuestos de nómina del Servicio de Impuestos Internos. Además, debe cumplir con sus requisitos estatales de nómina. Tener una lista de control de procesamiento de nómina ayuda a asegurar el cumplimiento.

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La lista debe incluir las tareas de procesamiento de salarios para cada período de pago. Esto incluye todos los pasos necesarios para salarios del proceso de principio a fin. Si hay varios períodos de pago, tales como cada dos semanas y quincenales, preparar listas de control independientes para cada ciclo de pago para evitar confusiones. Por ejemplo, si todos los trabajadores por hora se pagan cada dos semanas y todos los empleados se les paga quincenalmente, se necesitarían listas distintas, ya que ambos grupos pagan se procesan de manera diferente.

La lista de control de procesamiento de salarios puede incluir pasos para confirmar presentaciones tarjeta de tiempo, computación tarjeta de tiempo y entrar en las horas de nómina en el sistema. Debe incluir un paso para asegurar que los trabajadores asalariados reciben su paga regular para el período de pago. Además, se debe incluir la realización de cambios en los datos de nómina de los empleados, como la dirección y la deducción de los cambios, ajustes salariales, como los aumentos de pago y cheques de vaciado y nuevo empleado y el procesamiento de terminación. También puede incluir el procesamiento de pago suplementario, tales como horas extraordinarias, por despido, bonos y comisiones.

deducciones de nómina incluyen deducciones legales / involuntarios. Esto último significa que la deducción es legalmente vinculante. deducciones legales incluyen impuestos federales, impuestos de Seguro Social y al Medicare, y en la mayoría de los casos, de impuestos estatales. El empleador es responsable de la retención de estos impuestos de los salarios de los empleados. Además, es responsable de su parte de los impuestos sobre la nómina. La lista debe incluir las deducciones legales requeridos. deducciones legales incluyen también los embargos de salarios y manutención de menores órdenes de retención. incluirlos en la lista de verificación, si procede.

deducciones voluntarias son las que ofrece la empresa, tales como beneficios de jubilación y salud, seguros de vida y discapacidad, contribuciones de caridad, las tarifas de estacionamiento, cuotas sindicales y el pago del préstamo. La lista no tiene que enumerar cada tipo de deducción voluntaria, sino que debe incluir la comprobación de las deducciones voluntarias. Una vez que el representante de la nómina se familiariza con la nómina, es fácil saber qué deducciones que afectan a los empleados.

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La lista de verificación debe tener medidas para la impresión de cheques y talones de pago y generar el archivo de depósito directo. Incluyen una etapa para la impresión de un informe de tratamiento previo, que permite que el representante de nómina volver a verificar - y si es necesario, ajuste - la nómina antes de imprimir cheques de pago y antes de generar el archivo de depósito directo. Además, si los cheques de pago deberán ser remitidas a un individuo específico después del procesamiento de la nómina, indicarlo en la lista de verificación.

Una vez que se procesa la nómina, los datos pertinentes deben presentarse para asegurar el cumplimiento de mantenimiento de registros. La lista de control debe indicar los diferentes informes de nómina que deben ser presentados. Además, debe incluir los informes necesarios para los departamentos relacionados, tales como la contabilidad o finanzas y recursos humanos. Si se requiere una mayor interacción con estos u otros departamentos, incluirlo en la lista de verificación. Por ejemplo, si una compañía de fiscal fuera ocupa de los asuntos de impuestos de nómina de la empresa, la lista debe incluir cómo reenviar los archivos de impuestos de nómina de la empresa de impuestos.