Cómo diseñar un sistema de nómina

Un sistema de nómina es el medio a través del cual se procesa su nómina por lo que los requisitos federales y estatales necesarios se pueden cumplir. En concreto, el Departamento de Trabajo de EE.UU. requiere que compensar a los empleados correctamente ya tiempo- el Servicio de Impuestos Internos requiere de impuestos federales de nómina withholding- el departamento de trabajo del estado requiere que se aplique leyes estatales de trabajo, y la agencia de impuestos estatales requiere la retención de impuestos de nómina estatal. Al diseñar un sistema de nómina, elija la que mejor se adapte a sus necesidades.

Evaluar sus necesidades de nómina para determinar el sistema apropiado. El sistema manual requiere el procesamiento de nóminas con la mano. Cuenta con un mayor riesgo de error para utilizarlo sólo si tiene pocos empleados. El sistema informático de la casa requiere un procesamiento a través de software de nómina. Lo utilizan para simplificar el procesamiento de nóminas. El sistema externo requiere funciones de nómina de outsourcing a un proveedor de servicios de nómina. Utilizarlo si desea eliminar o reducir significativamente sus tareas de procesamiento de nómina.

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Crear el sistema manual, si ese es el que usted elija. Comprar las hojas de tiempo estándar en una tienda de suministros de oficina, o crearlos con un programa de hoja de cálculo o suite de oficina. Comprar cheques de nómina en blanco en una tienda de suministros de oficina, o utilizar sus cheques bancarios. Utilizar una máquina de escribir para imprimir cheques de pago o escribir a mano ellos.

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Este sistema requiere que calcular manualmente los salarios y las deducciones. Mantenerse al tanto de retención federal, declaración de impuestos y leyes de depósito a través de impuestos del IRS Circular E. contacto con su agencia de los ingresos del Estado para las pautas de impuestos de nómina del estado. Triple comprobar la nómina antes de emitir cheques de pago. Un archivador de informes de nómina en una zona confidencial.

Hacer que el sistema interno computarizado si ese es el que usted elija. Comprar el software de nómina que mejor se adapte a sus necesidades. Las pequeñas empresas, por ejemplo, se pueden usar QuickBooks, las empresas de tamaño medio pueden utilizar Ultimate Software y las empresas más grandes pueden ir con mangle. Usted puede tener sus empleados por hora perforar un reloj de tiempo regular, pero un sistema de reloj de tiempo computarizado, como Kronos, es más eficiente, ya que le permite importar el tiempo en el software de nómina. El software calcula los salarios y las deducciones, permite el depósito directo, imprime cheques y talones de pago, tiene las tablas de retención de impuestos federales y estatales integrados en el sistema, y ​​la guarda y los informes de impresiones de la nómina.

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Hacer que el sistema externo si se elige esa ruta. La mayoría de los proveedores de servicios de nómina requieren que usted cargue sus horas de nómina a través de Internet, o enviarlos por fax o correo electrónico. El proveedor procesa su nómina y le envía los cheques de pago y los informes de nómina por cada día de pago. Algunas empresas que permiten el acceso en línea a su sistema, lo que le permite imprimir informes y cheques de pago a su propia impresora láser.

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Al establecer este sistema, el proveedor debe tener firmar un acuerdo mutuo sobre un contrato que detalla sus servicios y le dará una lista de sus precios. Para los propósitos de depósito directo, dar al proveedor de su cuenta bancaria y número de ruta. Si el proveedor será el manejo de sus asuntos fiscales y de prestaciones, hay que hacerle firmar un documento de poder notarial que le da permiso.