Cómo sostener una reunión de negocios

Proyecto de la agenda de la reunión. El orden del día es el contorno de todas las cuestiones que requieren discusión de las decisiones que sean necesarias para promover su proyecto o metas. Enumerar todos los problemas conocidos en un formato conciso contorno con viñetas. Una vez que haya preparado el programa, usted sabrá los problemas, y entonces sabrá que tiene que asistir a la reunión.

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Enviar un correo electrónico masivo o hacer llamadas telefónicas a todas las personas que necesitan para asistir a la reunión y pedir su disponibilidad de fechas y horas a través de un período de una semana si tiene varios asistentes. Esto por sí solo puede ser un desafío de enormes proporciones dada horario de trabajo. Una vez que tenga la disponibilidad de todos, cruz referencia a los horarios para una fecha y hora disponible. Planificar el tiempo suficiente para realizar la reunión, y enviar un aviso a todos los asistentes de la fecha, hora de inicio, hora de finalización y el lugar de la reunión, junto con una copia de la orden del día.

En la preparación para la reunión, tener copias de la agenda distribuida a todos los asistentes junto con los documentos que serán el tema de discusión. tablones de anuncios y presentaciones de Power Point deben estar listos para su visualización con caballetes y los proyectores necesarios, ordenadores portátiles y pantallas. Asimismo, el organizador de la reunión debe estar preparado para conducir la reunión y un encargado de registro debe asistir a la reunión para tomar notas.

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La reunión organizador / líder debe mantener la discusión en la pista. Discusión conducirá inevitablemente a cuestiones tangenciales y fuera de tema de discusión, por lo que el líder debe asegurarse de que la discusión finalmente regresa a los temas del programa. El líder también debe realizar un seguimiento del tiempo y mantener la discusión que fluye a golpear a todos los temas del programa. El líder debe proporcionar una breve descripción de los temas del programa para iniciar la discusión y también hacer preguntas o solicitar las aportaciones de los asistentes para obtener la información necesaria. El líder debe concluir cada elemento de acción con la persona responsable de la finalización del elemento y el calendario estimado para la finalización.

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Una vez que todos los temas del programa se llegó a la conclusión, el grupo debe programar una reunión de seguimiento si es necesario o programación que ocurren regularmente reuniones sobre una acordados día y la hora.

El encargado del registro debe recopilar sus notas en una reunión minutos organizados en formato de esquema. El proyecto de acta a continuación deben ser enviadas a los asistentes a la reunión para buscar comentarios, correcciones o modificaciones. Los últimos minutos de reunión a continuación, deben ser distribuidos a los asistentes y se utilizan para el seguimiento de la acción y en la base para la próxima agenda de la reunión si es necesario.