Estructura de una reunión de negocios

Las reuniones son una parte importante de algunos negocios, y una ocurrencia ocasional a otros. Pero cualquiera que sea su naturaleza o la frecuencia, reuniones de negocios requieren que todos los asistentes a tomar en serio la reunión y participar, si es necesario. La mayoría de las reuniones de seguir la misma estructura básica, aunque las empresas individuales pueden tener sus propias líneas de tiempo y procedimientos de reunión para maximizar la eficacia.


introducciones

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La estructura de una reunión de negocios comienza con una serie de presentaciones formales. A menos que todos los asistentes a la reunión es familiar a todos los demás, esto es una parte importante del proceso, ya que permite a los participantes aprender acerca de quién será la entrega de información durante la reunión. También da a los extraños, tales como consultores y los nuevos empleados, la oportunidad de aprender que están trabajando con. El líder de una reunión es el presidente, que llama a la junta a tiempo y hace que todas las presentaciones de rigor.

Agenda

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Después de la introducción, la estructura de una reunión de negocios requiere de alguien para leer una agenda. Esta muestra todos los elementos que serán objeto de debate, y en qué orden. El programa puede ser una lista de nombres, lo que indica que hablará, o una lista de temas con subtítulos para cada participante que tendrá la oportunidad de comentar. La agenda también se tenga en cuenta la duración de la reunión y cualquier descansos programados. Durante la lectura de la agenda, el presidente debe indicar si la reunión debe terminar por un tiempo determinado, o si va a continuar más allá de la hora de finalización programada, si es necesario.

Tareas administrativas

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Tras la presentación del programa, una reunión de negocios se mueve en una serie de tareas administrativas. Estos varían de una organización a otra, pero pueden incluir participantes que se aprueba el acta de una reunión anterior, un pase de lista formal, designación de tareas (como un encargado del registro y un controlador de tiempo) y cualquier información no divulgación necesaria si los temas en discusión son confidenciales .

Las presentaciones y los debates

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El corazón de una reunión de negocios no llega hasta las tareas administrativas y de organización se han completado. Siguiendo el orden del día, los participantes hacen presentaciones y responden a las preguntas de otros oradores. Un encargado del registro toma notas durante la reunión para futuras referencias, aunque los participantes individuales pueden tener sus propias notas también. En varias ocasiones durante la reunión de un hablante puede abrir el suelo a los comentarios o preguntas, o la solicitud de que ciertos participantes responder preguntas o añaden información al tema en discusión. Reuniones generalmente se cierran cuando todo el mundo ha hablado o el límite de tiempo llega, con las palabras de clausura del presidente.

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