Consejos de archivo para oficinas

Trabajo en una oficina más que probable que requiere el uso de papeles. Si la oficina se trabaja en algo similar a la mayoría de las oficinas, su necesidad de que el papeleo que ser organizado de manera eficiente es una necesidad. De presentación es uno de los mejores métodos para mantener sus documentos de manera eficiente por sí mismo, así como compañeros de trabajo y gestión. Cómo presentar sus documentos le ayudará a obtener los documentos de forma rápida y de manera ordenada.

Si está o no presente sus documentos en cajas, archivadores o en un ordenador, archivo tiene que tener un plan de mantenimiento fácil con el fin de mantenerse al día con las necesidades de su empresa. En pocas palabras, usted se declara en una razón principal y que es saber dónde se encuentra toda su documentación más se necesita. Debe presentar siempre en un procedimiento en el que cualquiera puede localizar archivos. Presentación puede hacerse por orden alfabético, numérico, geográfico, y por fecha. Uno de los métodos más antiguos de presentación es mediante el uso de un gabinete de archivos y carpetas de archivos que pueden ser etiquetados. Puede escribir o escribir en el índice de la carpeta de archivos de acuerdo a como se haya decidido a presentar. Por ejemplo, si decide organizar y presentar por los meses del año, sería etiquetar cada carpeta de archivos por cada mes, y toda la información que requiere ser almacenado por mes voy a entrar en cada carpeta de archivos con el mes correspondiente. Asegúrese de etiquetar sus carpetas en negrita y tener en cuenta que la alteración ligeramente las pestañas de cada carpeta puede ayudar elementos se encuentran rápidamente. Diferentes colores, o las fuentes son formas fáciles de alterar ligeramente las pestañas carpetas.

Etiquetado el exterior de sus cajas de archivo o gabinetes de archivos también puede ayudar elementos se encuentran rápidamente. Mantenga sus carpetas ordenadas por la inserción de ellos en "colgantes" carpetas de archivos que se adhieren a la parte interior de los gabinetes de archivo. Carpetas colgantes también pueden ser etiquetados y pueden ser más fáciles de etiquetar una carpeta de archivos que cuelga "Enero-Diciembre" de tener 12 carpetas de archivos regulares etiquetados individualmente. Tenga en cuenta que sus necesidades determinarán el tipo de técnica de depósito que sea mejor para usted. Si es necesario tener la información de nombres de clientes, a continuación, que presentan alfabéticamente los nombres de clientes pueden ser una buena opción para usted. Sin embargo, si necesita información de su empresa a la mano por "cuando" tuvo lugar un evento, entonces sería optar por presentar por fechas. Recuerde que debe informar a cualquier persona que trabaja con los archivos de su empresa como su sistema de archivo funciona tan documentos pueden permanecer organizado y no llegar a ser confuso.