Sistemas de archivo para la Oficina
¿Cómo decide organizar sus archivos de oficina tiene un impacto importante en la eficiencia y la productividad. Un sistema de archivo debe basarse en cómo se utilizan los archivos en la oficina, ¿qué características del archivo son referidos con mayor frecuencia y cómo se solicitan verbalmente archivos. La respuesta a estas preguntas le ayudará a determinar el mejor sistema para organizar sus archivos.
Cosas que necesitará
- gabinete de presentación
- Carpetas de archivos
- etiquetas de archivo
Video: procesos de organizacion de los archivos
Determine si va a organizar los archivos alfabéticamente por tema, numéricamente utilizando un sistema de numeración predeterminado o cronológicamente por fecha de creación o ya sea la fecha de vencimiento. Crear archivos temporales y permanentes. Los archivos temporales son actualmente los archivos activos que tienen una fecha de finalización asignado momento en el que el archivo o bien puede ser destruido o se coloca con los archivos archivados. Ejemplos de archivos temporales incluyen proyectos actuales, los elementos de acción y materiales que se deben leer. Archivos permanentes son aquellos que no accede como a menudo, pero deben mantenerse en los archivos para referencia futura.
Anote sus títulos de etiquetas y definiciones en un documento que se puede hacer referencia. Por ejemplo, si se utiliza un sistema de clasificación numérica, anote el tema de cada número corresponde a la lista y ejemplos de documentos que se incluirían dentro de ese tema. Esto ayuda a mantener la coherencia en la presentación de documentos.
Crear montones de documentos temporales, documentos permanentes y basura. Ordenar los documentos antes de incluirlos en el sistema de archivo. No presente lo que no necesitan ser salvados.
Seleccione una ubicación de almacenamiento de archivos. Usted puede decidir que los archivos temporales de activos debe ser inscrito en el cajón del escritorio en lugares fácilmente accesibles. Archivos compartidos entre el personal deben estar ubicados en el centro de la oficina. Si se trabaja con archivos que necesitan ser protegidos, como los archivos que contienen información personal de los clientes, utilizar un archivador de bloqueo y determinar quién en la oficina tendrá acceso.
Video: Sistemas de Archivos
Crear sus archivos. Los archivos de etiquetas con el sistema alfabético, numérico o cronológico. Recuerde que mientras que usted quiere ser específico con sus títulos de etiquetas, también desea que los títulos sean lo suficientemente amplia como para abarcar varios tipos de documentos. Por ejemplo, en lugar de etiquetar un archivo con un nombre de reunión específica crear un archivo para reuniones asistidas en un año y almacenar todos los documentos pertinentes en ella. Esto le impide la creación de numerosos archivos en el que volverá a ser almacenados sólo uno o dos documentos.
Consejos advertencias
- Recuerde simple es siempre mejor. Trate de evitar los complicados sistemas de archivo que va a ser difícil para usted y el personal de recordar.
- Utilice un archivo de vencimientos para tareas específicas tales como la fecha de pago de facturas o facturación. Organizar su archivo de vencimientos por mes o día dependiendo de las tareas y purgar el archivo como tareas se han completado por cualquiera de los documentos antes de desecharla o su traslado a un archivo permanente.