Cómo presentar carpetas en orden alfabético
Muchas oficinas de crear varias carpetas de archivos cada día para mantener un registro de clientes o pacientes. Todos estos archivos se deben almacenar de una manera que hace que sea fácil encontrar la próxima vez. presentación alfabética es la forma más sencilla y más tradicional para almacenar archivos. Mantener los archivos alfabéticos en su oficina y que no tendrá ningún problema en la recuperación de información cada vez que el paciente entra por la puerta.
Contenido
Cosas que necesitará
- separadores alfabéticos
- Carpetas de archivos
- Bolígrafo o rotulador
Insertar separadores alfabéticos en su cajón de archivo. Estos separadores son generalmente grandes titulares carpeta con una pestaña que sobresale en la parte superior de la carpeta. Cada ficha tendrá una letra del alfabeto en ella, lo que indica qué archivo se debe almacenar dentro de su espacio.
Separar las carpetas en pilas. Cada pila debe ser por una letra del alfabeto. Todos los archivos que comienzan con la letra "A" debe estar en la primera pila, y así sucesivamente.
Video: procesos de organizacion de los archivos
Organizar la pila "A" en orden alfabético. Comenzar con la segunda letra en el nombre del archivo. Coloque los archivos "AA" primero, luego los archivos "AB", entonces los archivos "AC" y continuar de esta manera. Si hay más de un archivo con una designación de dos letras, ponerlos en orden según la tercera letra del nombre.
Video: Cómo organizar archivador
Coloque todos los archivos de "A" a la "A" de soporte de la lima en el cajón de archivo. Hacer lo mismo con todas las otras letras del alfabeto y sus archivos correspondientes.
Añadir nuevos archivos en el lugar correcto en cada soporte de archivo. No sólo tiene que colocar nuevos archivos "B" en la parte delantera en el soporte "B". Buscar a través del archivo con el fin de encontrar el lugar correcto en la colección de archivos para almacenar el nuevo archivo.
Consejos advertencias
- Asegúrese de marcar cada carpeta de archivos con el mismo sistema. Todos los pacientes deben tener el apellido y nombre de pila, o todos los listados de las casas presentadas por nombre de la calle, por ejemplo, son buenas maneras de marcar cada archivo.