¿Cuándo y Cómo agregar un addendum al Minutos
Las reuniones ocurren regularmente en el mundo de los negocios, y los minutos son los documentos oficiales que se utilizan para registrar las medidas adoptadas y las decisiones tomadas. Desde minutos se convierten en documentos oficiales en los ojos de la sociedad, los cambios que deben hacerse a las minutas requieren una adición. Cuando se crea una adición debe saber cuándo y cómo presentarlo al comité de reunión y agregarlo a las actas oficiales, de modo que usted no está haciendo estos cambios de su propia voluntad.
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Preparar copias de las actas oficiales de la última reunión, de manera que todos los que asistieron a la reunión puede revisarlos.
Reparta los minutos en la próxima reunión. Es habitual que el presidente de la reunión a empezar las cosas mediante la revisión de las actas de la reunión anterior. Todos los asistentes deben leer a través de los minutos y aprobar de ellos antes de pasar. Si alguien tiene algo que añadir, cambiar o corregir, entonces este es el momento adecuado para decirlo.
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Anote los cambios en los minutos. Puede escribir los cambios directamente en su copia de las actas, o acabar con las notas en una hoja de papel.
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Permitir el cumplimiento de los miembros a todos ponerse de acuerdo sobre los cambios propuestos a los minutos, que serán expuestos en la adición. Si todo el mundo está de acuerdo, entonces se puede seguir adelante con la creación de la adición a las actas.
Crear el suplemento después de que se levanta la sesión. Lo mejor es hacer la adición inmediatamente después de la reunión, por lo que la información todavía está fresco en su mente. Utilice la plantilla minutos para escribir en la información de adición.
Circular los minutos oficiales con la adición adjunta detrás de ellos a los miembros del grupo de encuentro. Es posible que no quiera esperar hasta la próxima reunión para ello, en caso de que sea en un futuro lejano. Más bien, enviar una copia electrónica de los minutos y la adición a través de correo electrónico al grupo, y dejar que los miembros saben que sus comentarios o aprobación es bienvenido. Si todos en el grupo aprueba los minutos con adición, entonces esto se convierte en su nuevo documento de trabajo.
Llevar las actas y adición a su próxima reunión para obtener la firma de su presidente. El acta sólo se convierten en oficial una vez que los signos Presidente fuera de ellos.