Las ventajas de un sistema de archivo numérico

Todas las organizaciones requieren una buena gestión de registros, desde el momento en que se generan los registros hasta que se purgan del sistema. sistemas de archivo inexistentes o mal planificadas conducen a dificultades en la presentación y recuperación de registros o de la falta de eficiencia en la gestión del flujo de información. También pueden configurar cuestiones legales debido a registros perdidos o descuidado el mantenimiento de registros. sistemas de archivo bien diseñados emplean alfabético, alfanumérico o numérico etiquetas codificadas, lo que genera la administración de registros eficiente y la producción de las organizaciones más manejado profesionalmente.

sistemas de presentación numéricas asignar números a cada archivo o registro que contiene la información. Numeración se pueden extraer a partir del registro en sí mismo (es decir, números de orden de compra), la numeración de los archivos en el orden de generación de registros (de 1 a 1000), usando la numeración de la sección donde los archivos numerados en las secciones - o categorías - como 100, 200, 300, etc ., pertenecen a las subpartidas sujetos específicos o utilizando decimales (similar al sistema de Dewey decimal). sistemas de presentación numéricas incluyen con frecuencia un índice de archivos para ayudar en la recuperación de registros.

codificación numérico permite el desplazamiento de secciones enteras de registros mientras se mantiene la secuencia apropiada. Los registros se presentaron de forma consecutiva, de derecha a izquierda y de arriba abajo. archivos directamente numéricos se organizan en, orden creciente consecutivo - menor a mayor número. archivos Duplex-numéricos tienen dos o más conjuntos de números, separados por guiones, comas o espacios, y presentadas por el conjunto de apertura seguida de los números siguientes. Cronológico-numéricos archivos de índice sistemas por año, mes y día. sistemas de terminal de dígitos numéricos permiten agrupar archivos en los estantes, la organización de los archivos según el último número (de dos a cuatro dígitos de longitud) como el elemento principal de presentación y presentación de registros de forma consecutiva por el último número, el número del medio, entonces primer número. requisitos de espacio en las estanterías se determinan fácilmente mediante la agrupación de los registros por secciones numéricos - 10s, 100s, 1000s de registros por estante o unidad de estantes. Además, la organización registro se ve aumentada por la indexación de archivos.

Video: Clasificación de números Reales

sistemas de archivo de alto volumen - los archivos recuperados y re-presentado con frecuencia - en combinación con etiquetas con códigos de colores que la recuperación de archivos y volver a la estantería más rápido y eliminar la confusión en que el número cae en secuencia. En los sistemas de terminal de dígitos, por ejemplo, el número final se codifica con un color, el número del medio consigue un color distinto y el primer número obtiene su propio color. Como el primer, segundo y apellido número cambia, también lo hace el color. El color actúa como una pista visual para aumentar la velocidad y la eficiencia en la presentación.

sistemas de presentación numéricas combinadas con el aumento de codificación por colores de presentación de grabación y la velocidad de recuperación - incluso cuando se recupera un archivo de medios en referencia en un índice para identificar el número de archivo - debido a que el empleado de archivo tiene una conciencia inmediata de la ubicación del archivo de grupo de archivos. En el caso de las fusiones organización, donde las organizaciones individuales tienen diferentes sistemas de numeración, los códigos numéricos no necesitan ser cambiados. Adición de archivos a la sala de archivos es más rápido porque los archivos numerados más pequeños (de 6 dígitos) se presentan a la izquierda de los archivos con números más altos (7 dígitos).

Video: TIPOS DE ARCHIVO Y SU FUNCIÒN

Video: SISTEMA DE ARCHIVO EXT Y VERSIONES

sistemas de presentación numéricas identifican positivamente registros específicos, manteniendo la confidencialidad, lo cual es especialmente importante en los registros médicos, clientes y empleados, mediante la eliminación de los marcadores de identidad personal. sistemas de archivo numéricos cumplen fácilmente con las normas HIPAA.