Las ventajas de los sistemas informatizados de Personal

Mantener registros en papel ocupa mucho espacio. Los más empleados de una empresa tiene, más espacio que necesita para almacenar todos los registros, especialmente si la empresa mantiene registros de los empleados anteriores. Un sistema computarizado permite a una empresa para transferir documentos en papel a formato digital, que sólo ocupa el espacio para el ordenador. La mayoría de los equipos tienen un montón de espacio en disco duro para almacenar todos los registros de empleados requeridos. Una empresa es libre de utilizar el antiguo espacio de almacenamiento para los registros en papel para otra oficina o algún otro tipo de almacenamiento.

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Los registros en papel, no importa lo bien que se presentan, pueden tardar varios minutos para buscar a través de cada información en particular. Debe encontrar el archivo correcto para el empleado, que suele ser fácil, siempre y cuando los archivos se mantienen en buen orden alfabético, pero todavía se puede llevar tiempo dependiendo del número de archivadores debe caminar entre para llegar a ella. Después de que todavía debe localizar el documento en particular que necesita, lo que puede tomar tiempo, especialmente si el expediente del empleado es gruesa. Sin embargo, si el sistema de personal se almacena en un ordenador, es una cuestión de segundos para buscar la información que busca a través de las funciones de búsqueda de la computadora. Los empleadores pueden ver los archivos de varios equipos, e incluso oficinas ubicadas en varias ciudades, también.

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Además de ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos específicos dentro de los archivos de papel, los empleadores pueden ahorrar tiempo de otras maneras. Si un empleador requiere archivo de papel de alguien debido a la acción de disciplina o de una evaluación de desempeño, que tendría que esperar a que alguien para localizar el archivo y lo entregan a ella. Cuando se automatiza el sistema, simplemente se puede buscar la información en su computadora sin tener que esperar. Archivando documentos también se realiza más rápidamente, ahorrando tiempo en la presentación.

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Los empleadores a veces se basan en estadísticas para evaluar sus empleados y las necesidades de la empresa. Cuando los registros del personal están informatizadas, un empleador puede dar instrucciones al ordenador para recopilar estadísticas específicas, tales como los niveles de producción, ausencias o las tasas de rotación, para encontrar maneras de mejorar la empresa. Estas estadísticas pueden dar al empleador una gran cantidad de información importante. Si la alta dirección solicita estas estadísticas, el ordenador hace que sea fácil de compilar la información y puede crear rápidamente un gráfico para ilustrar mejor las estadísticas.

Algunas tendencias empleados exhiben en sus hábitos de trabajo que puede darles un indicio de un empleador en los posibles problemas. Por ejemplo, un empleado puede tener un hábito de llamar a los enfermos una vez cada dos semanas, en el mismo día de la semana. Algunos empleados eligen lunes o viernes para extender un fin de semana, mientras que otros eligen una ruta más discreto mediante el uso de un día en medio de la semana. Un sistema computarizado personal puede ayudar a un patrono a identificar las tendencias de este tipo con más facilidad que depender de los registros en papel y memoria.