Cómo mantener los archivos del personal del empleado sin violar Empleo y Laboral

Desde el momento en que un empleador tiene su primer contacto con un posible empleado, a través de la hora de la terminación del empleo, es importante que los registros escritos relacionados con el empleado se mantendrán en un archivo personal del empleado bajo el nombre de cada empleado. Estos archivos de empleo, si se mantiene correctamente, lo que potencialmente pueden servir para proteger al empleador de toda responsabilidad futura para el empleo y la legislación laboral violaciónes, como el despido injustificado o discriminación en el empleo.

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Entender por qué es necesario mantener los archivos del personal del empleado. Este es el registro de lo que ha ocurrido en el lugar de trabajo del empleado de la empresa y de. Los registros mantenidos en el archivo personal pueden servir para proteger al empleador en los futuros procesos judiciales y ayudar a aclarar los malentendidos que pueden ocurrir sobre cuestiones de política, pagar y asuntos de beneficios, obligaciones y responsabilidades de trabajo, acciones disciplinarias o correctivas, y quejas.

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Así que lo que debe ir en un archivo personal de los empleados? Los siguientes documentos y registros deben ser mantenidos por los profesionales de recursos humanos, o los administradores, en cada empleado. Descripción del trabajo Aplicacion de trabajo Oferta de empleo formulario del IRS W-4 Recibo de manual del empleado (a menudo una buena idea mantener una copia del propio manual, especialmente cuando está sujeta a cambios de vez en cuando. De esta manera todo el mundo sabe cuáles son los términos del manual del empleado firmó por lo fueron). Cualquier evaluación de rendimiento se incluyen Beneficios a los empleados firman en marcha formas Premios Quejas y felicitaciones recibidas sobre el empleado acciones o advertencias * registros de asistencia disciplinarias Se recomienda que cada tipo diferente de registro tiene su propia pestaña.

Los registros médicos y formularios de inmigración deben mantenerse en archivos separados. Puesto que no puede tomar decisiones de empleo basadas en el estatus migratorio de una persona, en el supuesto de que tienen derecho a trabajar en los EE.UU., y el gobierno federal tiene el derecho de revisar el I-9, es probable que sea mejor mantenerlo separado. Asimismo, en lo que se refiere a los registros médicos, los Americanos con Discapacidades (ADA) contiene normas muy estrictas con respecto a la privacidad y el acceso a la oferta del poste registros médicos, por lo que es necesario mantenerlos en un archivo separado y archivador con limitada acceso. La ADA límites divulgación de la información en estos registros a los supervisores, en la medida en que el empleado tiene limitaciones necesarias en sus funciones o están en necesidad de primeros mapa ¿los trabajadores de ayuda en caso de Care- médica de emergencia y de gobierno y de seguros funcionarios en circunstancias limitadas.

Es importante que la información incorrecta en el archivo personal de un empleado puede corregir de inmediato mediante notificación por la empresa que la información es incorrecta.

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archivos de personal de los empleados deben ser encerrados y disponible sólo para personas que tienen una necesidad legítima de tener acceso al archivo. Un gerente o supervisor de primera línea pueden necesitar acceso con el fin de tomar decisiones sobre promociones y acciones disciplinarias. Si alguien sin necesidad comercial legítima para acceder al archivo que quiere ver, que necesitan una citación válida. De lo contrario, se pueden violar los derechos de privacidad del empleado.

En general, la ley no exige que revele a un empleado lo que aparece en los archivos de su personal empleado sin una solicitud apropiada del empleado. Es probablemente una mejor práctica de negocio, sin embargo, para mantener a los empleados informados de lo que está en su archivo. De esta manera, usted no tiene un empleado marginal que se sorprende cuando son disciplinados o terminados. Las excepciones a esta regla general son las disposiciones de la Fair Credit Reporting Act (FCRA). Se requiere que usted informar a los empleados o empleados potenciales, si usted está tomando una acción adversa sobre la base de lo que está contenido en su informe de crédito.

Aparte de la cuestión de la notificación a los empleados de lo que está en su archivo personal es la cuestión del acceso. Muchos estados requieren que los empleadores dan a los empleados y ex empleados, el acceso a su archivo personal del empleado. Es importante, como profesional de recursos humanos o de negocios propietario de una, que se familiarice con la ley de su estado en este sentido. Como regla general, sin embargo, el acceso por el empleado debe ser razonable y sujeto a un miembro de la dirección que está presente para asegurar que nada se toma o cambiado. Algunas leyes estatales permiten que el empleado tenga copias, si lo hacen, tener a alguien de la empresa a hacer la copia. A menudo habrá límites de lo que el empleado puede ver en su archivo personal. Si hay elementos sensibles como cartas de referencia, investigaciones criminales, y otra información que puedan violar los derechos de privacidad de otra persona, que se les puede negar el acceso a ella. Es una buena idea para mantener los artículos en virtud de una ficha independiente en el archivo personal del empleado. Algunas leyes estatales pueden permitir que el empleado presentan réplicas a las acciones disciplinarias o evaluaciones.