¿Cuánto tiempo empleadores deben mantener archivos de personal?

El empleador es responsable de mantener y mantener registros de personal empleado por ciertos períodos. El tipo de registro de personal que se mantiene en el archivo determina la cantidad de tiempo que debe mantenerse. Todos los registros de personal necesitan ser almacenados en un lugar seguro pero accesible.

Hay algunos registros de personal que necesitan ser conservados durante al menos un año después de que el empleado deja la empresa. Estos incluyen todos los registros de acción para el empleo, tales como promociones, transferencias y terminaciones, y las pruebas de pre-empleo, los registros de reclamaciones y acciones legales.

Todos los registros relacionados con la remuneración, tales como ingresos, tarjetas de tiempo, horarios y tarifas de pago, deben ser almacenados durante dos años después de la terminación del empleado. Los registros actuales de nómina deben conservarse durante tres años después del alta del empleado. Toda la documentación relacionada con la Ley de Ausencia Familiar y Médica debe mantenerse en archivo por tres años también.

De acuerdo con la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, cualquier información, incluyendo un resumen de los detalles, perteneciente a una lesión o enfermedad ocupacional debe mantenerse durante cinco años. Sin embargo, algún examen médico que son requeridos por la ley a causa de la lesión o enfermedad ocupacional deben mantenerse durante 30 años.