La ley sobre el acceso a archivos de los empleados
Ninguna ley federal requiere que los empleadores del sector privado para permitir que los empleados actuales o anteriores de acceso a sus archivos de personal. Normalmente, los archivos de personal de los empleados del sector privado se consideran propiedad del empleador, y algunas empresas utilizan esta lógica para limitar el acceso a los archivos de los empleados. Los empleados federales y estatales - trabajadores del sector público - pueden tener acceso a sus registros de personal oficiales.
Los archivos del personal
archivos de empleo - a veces se denomina el archivo personal de un empleado - contener documentos tales como la aplicación del empleado inicial para el empleo, la información de contacto de emergencia, formularios de elegibilidad de empleo, evaluaciones de desempeño, los registros disciplinarios y de asistencia y notas supervisor y gerente sobre el rendimiento, la formación y acciones de empleo . Ejemplos de acciones de empleo son las promociones y terminaciones. En algunos casos, el departamento de recursos humanos mantiene un archivo oficial de empleo, y el supervisor o el gerente del empleado mantiene un archivo departamental. Aunque ambos archivos deben contener la información pertinente, el contenido puede variar ligeramente. Por ejemplo, un archivo departamental no puede contener copias de todos los documentos y la documentación se completa un empleado en su primer día en el trabajo, tales como los acuses de recibo de políticas y los formularios W-2.
Motivo de Acceso
Video: ¿Cómo organizar los archivos físicos?
Los empleados actuales piden a revisar sus archivos para asegurar el departamento de recursos humanos es el mantenimiento de registros precisos acerca de su empleo. Si la empresa lleva a cabo las evaluaciones de desempeño anuales, las copias de los formularios de evaluación para cada año que el empleado ha sido empleado debe estar en el archivo de personal. Del mismo modo, los registros de asistencia deben reflejar con precisión la ausencia de empleados, ya sea por enfermedad, vacaciones o permisos de ausencia. Los ex empleados a menudo solicitan archivos para obtener copias de los documentos que pueden utilizar en su búsqueda de empleo en el futuro. Por ejemplo, si el archivo de un ex empleado contiene registros relacionados con el rendimiento y los logros, esta información puede ser útil en la reconstrucción de un curriculum vitae o la preparación de una lista de tareas de trabajo para compartir durante las entrevistas con los posibles empleadores. Los ex empleados también pueden solicitar copias de su expediente laboral a utilizar en la presentación de una queja contra un empleador.
política empleador
Muchos empleadores tienen políticas de trabajo relativas a la liberación de los registros de los empleados. políticas de trabajo varían de acuerdo a los tipos de registros disponibles para inspección y copia de los empleados, y algunas empresas designan horas no laborables como el único tiempo durante el cual los empleados pueden revisar los registros de personal. Los empleadores que tienen políticas sobre este tema en general, dedican una sección dentro del manual del empleado sobre cómo acceder a los registros. Una política bien escrito describe los pasos necesarios para revisar los registros, qué tipos de registros empleados tienen acceso a, cuando los empleados pueden ver sus registros y los cargos por fotocopias de documentos contenidos en el archivo personal del empleado.