Los documentos requeridos para los archivos de personal

Como empleador, usted necesita estar al tanto de las leyes estatales y federales que estipulan el tipo de información que debe ser mantenido en los archivos de personal. Algunos de los documentos de personal necesarios incluyen información personal de contacto para el empleado, la situación laboral, la información de nómina y la información de rendimiento.

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Información de empleo en un archivo personal por lo general viene en la forma de la solicitud de empleo o una nueva documentación de alquiler. El archivo también puede incluir una copia de la carta de oferta de empleo enviado al empleado y un recibo firmado por el empleado reconoce que recibió una copia del manual del empleado de la compañía. Mientras que el archivo personal de un empleado debe incluir una fecha de nacimiento con el fin de beneficios, es ilegal para obtener esta información a utilizar para determinar si debe o no contratar a la persona.

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estado del trabajo es la documentación legal que demuestra que el empleado es capaz de trabajar en los Estados Unidos. Como prueba de la condición de trabajo, un archivo personal empleado debe incluir una copia de la tarjeta de seguro social del empleado. Si el empleado no es un ciudadano de Estados Unidos, una forma I-9 completado (el no-ciudadano de los EE.UU. equivale a una forma W-4), una copia del pasaporte del empleado y una copia del empleado visa de trabajo deben ser incluidos en el archivo personal del empleado.

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Otro componente principal de un archivo personal pertenece a la nómina. Un empleador debe mantener una forma de impuesto federal W-4-actualizada. Junto con el formulario W-4, un archivo personal también puede contener tabla de tiempos para los períodos de pago en las que trabaja el empleado. Si el empleado tiene dinero adornado legalmente de su salario, la orden judicial o una copia de la estipulación también deben estar en el archivo personal.

Las evaluaciones del desempeño son otra parte integral de un archivo personal del empleado. Estos pueden incluir copias de los objetivos profesionales de los empleados y las evaluaciones de desempeño por escrito por el supervisor o el gerente del empleado. En su caso, el archivo personal también contiene ningún amonestaciones o avisos que recibe el empleado durante su tiempo con la empresa.

Si el estado en el que opera su negocio tiene impuestos estatales, a continuación, que están obligados a mantener un formulario W-4 para la retención de impuestos. Similar a la forma federal W-4 impuestos, la forma del estado debe mantenerse al día y se mantiene en el empleado expediente personal como un registro de copia de seguridad para las deducciones apropiadas de sueldo del empleado y en caso de una auditoría por el IRS o el AEAT.