¿Cómo puedo realizar una revisión de la organización?

Un examen de la organización puede consistir en el análisis de sus funciones de negocios, la estructura de los empleados, los procesos operativos o una combinación de éstos. Para los propietarios de pequeñas empresas, una revisión de la organización efectiva incluye el examen de la estructura y funcionamiento de sus departamentos o áreas funcionales y la revisión de los empleados dentro de cada área.

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Para comenzar su examen de la organización, determinar qué tipo de estructura organizativa que tiene. Muchas pequeñas empresas comienzan con una estructura plana, que consiste en el propietario y varios empleados clave que trabajan juntos para gestionar las operaciones de producción, comercialización, ventas, recursos humanos y financieros de la empresa. No hay gerentes, con el propietario realice la totalidad o la mayor parte de las decisiones importantes. Esta estructura no tiene capas de los empleados, tales como directores, gerentes y coordinadores. Una estructura funcional divide su organización de tareas, tales como contabilidad, recursos humanos, producción, comercialización y ventas. Las empresas con esta estructura crean departamentos con gerentes dedicados y una jerarquía de los empleados. Para supervisar estos departamentos y los responsables, las empresas podrían crear una “C-Suite”, que consiste en un equipo de gestión con un director general, director de operaciones y director financiero. Las empresas más grandes tienen estructuras más complejas, incluyendo la matriz y las organizaciones divisionales, para gestionar muchos empleados, departamentos, divisiones e incluso diferentes empresas que operan bajo un paraguas corporativo.

Una vez que haya determinado el tipo de estructura organizativa que tiene, mirar a su organigrama, que es un diagrama de sus puestos de empleados que trabaja mostrando dónde, quién trabaja para quién y el “tótem” de su negocio. Compare su organigrama a su estructura organizativa para determinar si sus posiciones se alinean de manera efectiva con las diversas funciones que necesita realizar. Por ejemplo: Haga su informe a los vendedores gerente de marketing o viceversa, y qué beneficios / problemas ¿Crea esto? ¿Su jefe de producción supervise su gerente de distribución o trabajan de forma independiente?

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Ahora que ha examinado sus áreas funcionales y empleados dentro de ellos, evaluar los procesos y procedimientos de su empresa utiliza para llevar los productos y servicios desde el concepto hasta la entrega. Examinar no sólo los procesos de cada departamento utiliza para hacer su trabajo, sino también la interacción entre los departamentos. Por ejemplo, ¿tiene un sistema perfecto para los vendedores de entrar en las órdenes, su departamento de contabilidad a continuación, ejecutar comprobaciones de crédito y la aprobación de nuevos clientes, su llenado almacén y órdenes de envío y su departamento de contabilidad envío de facturas?

Si usted no tiene un presupuesto maestro, crear uno para determinar el impacto de sus operaciones en el resultado final. Un presupuesto maestro es una herramienta financiera que integra su presupuesto anual, contabilidad general, estados de flujo de caja, estados de ganancias y pérdidas, balance y cuentas por cobrar informes. Una lista de sus principales áreas de gastos, tales como mano de obra, materiales, administración o comercialización. Determinar si se puede reducir a través de una estructura mejorada de la organización o reorganización del personal, o mejores procesos y procedimientos. Clasificar sus fuentes de ingresos y centros de beneficio y determinar si los cambios organizativos o de personal pueden mejorar su desempeño en estas áreas.

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Después de haber analizado su estructura de negocio, organigrama, procesos y procedimientos, áreas Lista de mejora y hacer sugerencias. Reunirse con cada jefe de departamento individual para revisar sus hallazgos. El uso de la retroalimentación de los directivos, celebrar una reunión de un grupo de sus gerentes para discutir sus hallazgos y pedir su entrada. les diga a sus objetivos, como la reducción de gastos generales o costos de producción, la disminución de los residuos, aumentar las ventas, o la reducción de los tiempos de envío, devoluciones o quejas de los clientes. Usar la retroalimentación del equipo para crear el informe final y recomendaciones.