Formas profesionales para responder a una Teléfono de la empresa

En un entorno de negocios, cada llamada telefónica que usted toma es importante, si usted está hablando con un cliente, cliente o proveedor. Estas experiencias son la base de su relación de negocios, y una mala experiencia única es a menudo suficiente para perder un cliente para siempre. Siguiendo las reglas básicas de etiqueta telefónica, que se asegurará de que sus clientes tengan una experiencia positiva cada vez que llaman.

Un buen contacto telefónico comienza con la preparación. personal de la oficina debe saber quién es responsable de responder a cada teléfono, y el que toma las llamadas debe estar familiarizado con el teléfono y sus funciones.

También debe preparar un saludo estándar para todo el personal a utilizar. Aunque es posible que desee añadir un poco de individualidad a su saludo, que todavía debe incluir los cuatro ingredientes básicos: el saludo, la persona que habla, la organización que representan y preguntar cómo ayudar a la persona que llama. Un ejemplo podría ser: "Hola, este es génica con Du Bois Servicios. ¿En qué puedo ayudarle?"

Cuando se contesta la llamada, ser consciente de su tono de voz y la velocidad de sus palabras. Trate de mantener un tono alegre de la voz, incluso si no se siente particularmente positivo. Sonriendo va a ayudar, a pesar de que la persona que llama no se puede ver. Una sonrisa cambia la forma de la boca, la alteración de su inflexión y el tono de manera que se pueden oír.

Las llamadas entrantes deben ser respondidas con prontitud, en general, en el segundo anillo. Para contestar llamadas demasiado rápido podrían fluster algunas personas que llaman, pero la mayoría de las personas que llaman tienden a colgar después de tres o cuatro anillos.

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Antes de tomar llamadas, usted debe familiarizarse con las funciones de su sistema telefónico. Familiarizarse con la forma de poner las llamadas en espera (sin desconectar accidentalmente la persona que llama) y cómo transferir una llamada a otra extensión.

En caso de que tenga que tomar un mensaje, estará listo para tomar notas exhaustivas. Siempre pregunte el nombre de la persona que llama y que su mensaje es para. Si la persona que llama tiene que ser alcanzado en el futuro, pedir un número de teléfono de retorno. Anote el mensaje en su totalidad, y pasar a lo largo al destinatario sin demora.

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Al devolver llamadas, la respuesta debería ocurrir dentro de un día hábil y si es posible el mismo día. Si esto se retrasa, se debe contactar a explicar por qué, y la estimación de cuándo se tomará una respuesta.

Video: Cómo Contestar Profesionalmente el Teléfono

Debido a que se está representando a una empresa, tener un cuidado especial para hablar como un profesional. Frases como "¿Qué pasa?" y "un valor" están bien para una conversación informal, pero no las comunicaciones profesionales. Del mismo modo, se debe evitar el uso de la jerga de ningún tipo. No sólo es poco profesional, pero muchos encuentran términos aparentemente inocuos para ser ofensivo.

Y no se trata de comer y contestar el teléfono al mismo tiempo. Tratar de hablar en torno a un bocado de comida sólo le hará difícil de entender.

Al comienzo de cada llamada, la persona que responde debe pedir el nombre de la persona que llama y cómo pueden ser de servicio. Si la llamada se extiende más allá, se debe tener cuidado de recordar y (en su caso) usar el nombre de la persona que llama. La persona que llama debe sentirse bien de que están recibiendo una atención personalizada y servicio.

Si necesita transferir una llamada o colocar una llamada en espera, siempre pide permiso para hacerlo. Para muchas personas que llaman, un cambio brusco de hablar con una persona viva a la escucha de música de espera es irritante y grosero. No se llama nunca se debe colocar en espera sin una buena razón. Utilización de Espera como un medio de evitar una persona que llama no sólo es grosero, puede dar lugar a la terminación.

Siempre trate de terminar llamadas en una nota positiva. Asegurar a las personas que llaman que se les está dando su mejor esfuerzo mediante la revisión de las acciones que ha tomado y tomará. Siempre pregunte si hay algo más que pueda ayudarles con, y darles las gracias por su tiempo.