Cómo configurar saludos de teléfono estándar

empresas profesionales tienen mensajes telefónicos estándar. (Imagen: Un operador telefónico de amistad en una oficina por Christopher Meder de Fotolia.com)

Respuesta a una compañía telefónica con un saludo telefónico estándar muestra el profesionalismo y cortesía a los clientes. Este puede ser el factor determinante de si los clientes van a hacer negocios en su empresa. Todo el mundo que contesta el teléfono en la empresa debe utilizar el mismo saludo, por lo que es estandarizado. saludos estándar deben ser concisos y tienen un tono agradable. Un saludo de teléfono escrito debe ser archivado como referencia cuando se contratan nuevos empleados.

Determinar el mensaje que desea enviar a sus clientes. El primer contacto con la mayoría de las organizaciones es a través del teléfono. Como propietario de un gerente o de negocios, los clientes deben pensar la organización que están en contacto es profesional y quieren que les proporcione la mejor experiencia posible al cliente.

Decidir sobre la información que desea que los clientes escuchan al llamar primero a su compañía. Este puede ser el nombre de la persona que conteste el teléfono o el nombre de la empresa. Por ejemplo, "Hola este es (nombre), de la empresa XYZ," o, "Hola, empresa XYZ departamento de servicio al cliente. Este es (nombre)".

Establecer una pregunta que debe hacerse del cliente para obtener información adicional. Después de la parte inicial del saludo, el receptor puede preguntar "¿Cómo puedo ayudarle?" o, "¿Cómo puedo ser de ayuda hoy?" o, "¿Puedo tener su nombre o número de cuenta?" o, otras preguntas obtención de información necesaria para prestar asistencia.

Practicar el saludo estándar en voz alta para decidir si suena apropiado y tiene sentido.

Anote el saludo de teléfono estándar a tener en archivo para los nuevos empleados.