Cómo grabar un saludo de correo de voz profesional

El saludo del buzón de voz debe salir de las personas que llaman con una impresión positiva. (Imagen: Comstock / Comstock / Getty Images)

Cuando alguien quiere llegar a usted, que no puede ser feliz de tener su correo de voz. Por lo tanto es importante que el tono y el contenido de su saludo de correo de voz es tan profesional e informativo como sea posible. Si no está seguro de su mensaje grabado, preguntarse cómo se sentiría como un cliente que oyó. Usted debe colgar sensación de satisfacción que ha llegado alguien que pueda manejar sus preocupaciones y le devolverá la llamada.

Declarar la información esencial acerca de quién eres y dónde trabaja. Por ejemplo, "Ha llamado a John Smith en la División de Servicio al Cliente de la empresa XYZ"

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Decir la fecha. Esta información deja claro a las personas que llaman que no están de vacaciones o licencia de larga duración. Utilizar una frase como: "Es la semana del 3 de mayo", o "Es lunes, 3 de mayo."

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Estado donde se encuentre. Por ejemplo, "estoy actualmente en otra llamada," o "Estoy actualmente lejos de mi escritorio." Su sistema de correo de voz puede, de hecho permitirá grabar tanto estos mensajes-uno va a jugar cuando se está hablando en el teléfono y el otro va a jugar cuando usted no contesta el teléfono.

Incluir información acerca de los largos períodos de tiempo que va a estar lejos de su teléfono. Por ejemplo, "Estoy en las reuniones a partir de las 13:00 para el resto de la tarde." Esto permite que las personas que llaman saben que van a ser poco probable llegar a usted ese día. Grabar un saludo separado para su tiempo de vacaciones o cierres de empresas extendidas.

Pedir a las personas que llaman a dejar un mensaje. Dado que no todos los sistemas de correo de voz permiten a los llamantes dejar mensajes, pide a quien llama para hacerlo es muy importante. Dar instrucciones específicas, tales como: "Por favor, deje un mensaje detallado, incluyendo su nombre y número de cliente, después del pitido corto."

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Dile a las personas que llaman cuando vas a volver a su llamada. Esto disipar la preocupación de cualquier persona que llama que su mensaje no se recuperará y que su pregunta no puede ser tratada. Utilizar una frase como "voy a tratar de devolver la llamada dentro de los próximos dos días hábiles."

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Proporcionar un contacto alternativo, especialmente si va a estar lejos de su teléfono durante un período prolongado. Por ejemplo, decir: "Si necesita asistencia inmediata, por favor, póngase en contacto con Julie Jones en la extensión 123."

Para terminar el saludo de correo de voz en un tono educado. Esto puede ser un simple "Gracias", "Adiós", o una frase más larga, como "Gracias por elegir la empresa XYZ tenga un buen día".

Consejos advertencias

Escribir un guión para su saludo de correo de voz antes de grabarla. Practicar el saludo y el tiempo mismo. El saludo debe ser de aproximadamente 15 segundos de longitud.
Hablar con claridad y enunciar sus palabras para que el saludo es fácil de entender.