Cómo saludar a los clientes en la Oficina
La persona que recibe a los clientes cuando entran en una oficina presenta una imagen de la empresa. A, recepcionista indiferente desorganizado presenta la empresa como poco profesional e indiferente. Mientras tanto, ser recibido calurosamente por un miembro del personal atento hacen una sensación cliente valorado y se la llevó a cultivar una relación más larga con la empresa. Recuerde también que en ciertos tipos de oficinas, como un médico o el consultorio del terapeuta, y antes de reuniones importantes, tales como entrevistas, los visitantes pueden sentirse nervioso. Un saludo amistoso puede ayudar a ponerlos en la facilidad.
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La posición de su escritorio para hacer frente a la entrada, por lo que se ve clientes cuando entran. Asegúrese de que la oficina se ve ordenada al comienzo de cada día y mantenerlo organizado durante todo el día. Entregar los paquetes a la brevedad o colocarlos fuera de la vista. Mantenga los documentos debidamente presentada y accesible su agenda. Tienen los programas informáticos adecuados corriendo por lo que puede fácilmente buscar información de un cliente.
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Sonreír y dar la bienvenida al cliente, transmitiendo genuina calidez y entusiasmo. Utilice un saludo que las señales que le ha estado esperando, si este es el caso - pero sólo si usted sabe que esto es el cliente que ha estado esperando. Si usted está esperando un cliente en su bufete de abogados a las 9 a.m. y un hombre vestido de una reunión de negocios entra, es posible que sonreír y decir: "Hola, ¿estás John? Es muy bonito conocerte." Nunca indicar el nombre completo del cliente - tratar esta información como confidencial. Utilice un saludo más general, si usted no sabe el cliente, tales como: "Buenos días, Bienvenido a XYZ Firma. ¿Cómo puedo ayudarle?"
Proporcionar asistencia al cliente mediante la organización de una cita, dándole el papeleo que debe llenar o haciéndole saber que le dirás a la persona adecuada que ha llegado. Deje que el cliente sabe cuánto tiempo podría tener que esperar. Preguntarle si tiene alguna pregunta y responder a ellas en la medida de su capacidad. Si tiene que comprobar en la respuesta, asegurarle que se quiere.
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Animar al cliente a relajarse mientras espera. Ofrecer los refrescos cliente tales como agua, café o té, si está disponible. Si el cliente rechaza la oferta, decirle que se le hará saber si cambia de opinión. Continuar sonriendo y haciendo contacto visual cuando habla con el cliente, transmitiendo calidez y entusiasmo.
Cortésmente pedir al cliente que espere un momento si se debe responder al teléfono. Contestar el teléfono con un saludo como: "Buenos días, esto es Terri de firma XYZ. Se puede mantener durante un momento?" Gracias al llamante para sujetar y asegurar su podrás bien con ella. Luego asistir al cliente en la oficina.
Siga el protocolo de su oficina para la introducción de los clientes para el personal. Convocar al miembro del personal tan pronto como el cliente ha llegado, si se conoce el miembro del personal no está cumpliendo con otro visitante. De lo contrario, convocar al personal apropiado por teléfono cuando se cita con el cliente está programado para comenzar.
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Acompañar al cliente a la oficina del miembro del personal si este es el procedimiento aceptado en su oficina, y el funcionario ha indicado que desea comenzar la reunión. Alternativamente, convocar al miembro del personal de la sala de espera para satisfacer al cliente. Introducir el miembro del personal del cliente y si aún no se han reunido, usando apellidos o nombres, dependiendo de lo que su compañía prefiere.