Servicio al Cliente Protocolos de Comunicación

Cuando se trabaja en el servicio al cliente, sus clientes pueden ser capaces de llegar a través de una variedad de canales de comunicación, como en persona, por teléfono, por carta y por correo electrónico. Independientemente de la situación, hay ciertos protocolos y directrices que deben seguirse para garantizar respuestas apropiadas y la satisfacción del cliente. Su empresa podría tener sus propios protocolos específicos a seguir, pero las directrices indicadas a continuación están incluidos en la mayoría de las pautas de comunicación de servicio al cliente.

Video: Protocolo de atención al cliente cara a cara

Cuando se trata de un cliente cara a cara, su actitud y comportamiento deben coincidir con los valores de su organización. Debe seguir siendo profesional y atento en todo momento, incluso si un cliente está haciendo una queja sobre algo que está fuera de su responsabilidad. En caso de duda, consulte a su gerente o supervisor para manejar la petición, o conseguir el nombre del cliente e información de contacto para que pueda estar en contacto cuando se sabe cómo cumplir con su petición.

A través del teléfono, es importante responder con prontitud, hablar con claridad y utilizar un tono amistoso. El saludo es la primera cosa que una persona que llama escucha y es a menudo determinado por su organización. Si usted tiene la libertad para contestar el teléfono como desee, mantener el profesional saludo diciendo su nombre, el nombre de la organización y pidiendo a la persona cómo puede ayudar. Antes de terminar cualquier conversación, asegúrese de que ha respondido a todas las preguntas de su cliente y pregunte si hay algo más que puede hacer. Si usted está ausente de su escritorio o no puede tomar una llamada telefónica entrante, el cliente será dirigido a su buzón de voz. Su saludo debe mantenerse reciente y actualizada. Comprobar su correo de voz y mensajes con frecuencia volver tan pronto como sea posible.

Video: la atencion al cliente, reglas de oro la comunicacion y protocolos de servicio

Video: PROTOCOLO DE ATENCION AL CLIENTE

Su cliente ve a menudo la comunicación en la forma de las letras escritas y memorandos como tener más autoridad que la comunicación verbal. La correspondencia escrita debe ser clara, informativa, oportuna y precisa. El cliente debe saber qué se espera de él una vez que haya leído la comunicación. Asegúrese de que el tono es siempre cortés y profesional, y siempre comprobar la exactitud de la ortografía y la gramática de consistencia antes de la impresión y el envío de la comunicación.

A veces, también puede comunicarse con su cliente por correo electrónico o en línea formas. Al igual que en las cartas y notas, la comunicación a través del correo electrónico debe llevarse a cabo de una manera profesional y cortés, con especial atención al vocabulario, la ortografía y la gramática. El correo electrónico permite a un poco más de flexibilidad y, a veces puede sonar más informal. un mensaje claro y simple es clave para proporcionar servicio al cliente estelar a través de mensajes de correo electrónico. También, al igual que lo haría con mensajes de voz, mensajes de correo electrónico nunca deben ser ignored- siempre responder a todas las consultas de sus clientes.