Conocimientos sobre los procedimientos generales de oficina
Cada empresa u organización tiene una particular forma de hacer negocios. Las organizaciones eficaces en general, establecen normas y procedimientos establecidos para promover la consistencia, calidad y buen servicio al cliente. Aunque los miembros del personal administrativo dependen en gran medida de estos procedimientos establecidos, otros empleados también se benefician de la comprensión de cómo funcionan las cosas. procedimientos generales de oficina consisten en tareas operativas básicas, incluyendo contestar teléfonos, clasificar el correo, en respuesta a los clientes y la adquisición de consumibles.
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Una llamada telefónica es a menudo la primera impresión de un cliente de una empresa, por lo que es importante que los empleados responden con un saludo apropiado, transmiten un tono positivo y saber cómo responder a las preguntas más comunes. Sistemas telefónicos pueden ser tan simples como una sola línea entrante o una instalación de varias líneas compleja. Los empleados deben saber cómo funcionan los teléfonos, incluyendo cómo reenviar llamadas, llamadas en espera lugar, comprobar el correo de voz y cambiar entre líneas. La administración puede establecer procedimientos para quien debe aceptar ciertas llamadas, líneas de tiempo para responder a las solicitudes telefónicas y otras situaciones encontradas durante un día de trabajo típico.
Recepción y distribución de correo es una tarea común de negocios realizado por el personal administrativo de la organización. Los procedimientos relativos electrónico pueden incluir elementos particulares que recibe, cómo manejar correo basura no solicitado o pedazos de tiempo y líneas de distribución. La administración también puede establecer procedimientos para la forma de enviar correo, incluyendo el pago de franqueo, papel de carta o sobres particulares de usar y electrónico intraoffice en grandes organizaciones. miembros del personal administrativo deben entender cómo funcionan estos procesos para que puedan realizar las responsabilidades de una manera oportuna, asegurándose de que los empleados reciben y otros documentos necesarios.
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La mayoría de las organizaciones se refieren a un tipo específico de cliente, ya sean consumidores, estudiantes, empresas o incluso de otros empleados. No importa el tipo, proporcionando un servicio al cliente de calidad es una tarea importante. miembros del personal administrativo interactúan con los clientes o los clientes por teléfono, por correo electrónico y en persona. Las empresas pueden establecer procedimientos para estas interacciones que los empleados administrativos tienen con los clientes. Estos procedimientos pueden incluir particulares saludos o frases que utilizan, las actitudes que se espera, la puntualidad de las respuestas y las respuestas estándar a preguntas comunes.
Debido a que los trabajadores de las empresas y organizaciones necesitan suministros básicos para realizar tareas, a menudo es el trabajo de un miembro del personal administrativo para pedir estos artículos. Desde la adquisición de consumibles implica el uso de los recursos financieros, los miembros del personal deben entender las reglas de lo que los vendedores de usar, formas de pago y que aprueba las compras. Las organizaciones también pueden establecer directrices para el seguimiento del inventario y determinar cuando las compras deben hacerse. El conocimiento de estos procesos permite a los miembros del personal administrativo para llevar a cabo estas responsabilidades y garantizar que los colegas tengan las herramientas y materiales necesarios para su trabajo.
