Recepcionista Etiqueta
El trabajo de un recepcionista teléfono está basado en la interacción con la gente en el teléfono. Ella debe tomar las llamadas entrantes y encaminarlas a las personas correctas. Ella puede necesitar tomar mensajes o manejar algunas de las llamadas de sí misma. Ella tiene que hacer todo esto utilizando la etiqueta de teléfono adecuado para hacer una buena impresión en las personas que llaman y representar bien a la empresa. Recepcionistas que practican la buena etiqueta del teléfono muestran que son verdaderos profesionales.
Su saludo puede ser la primera impresión de una persona que llama recibe de su empresa. Contestar el teléfono rápidamente, dentro de los tres primeros anillos. Indique claramente un saludo que incluye el nombre de su empresa, su nombre y una oferta de asistencia. Por ejemplo, un saludo apropiado sería, "Buenos días, que han llegado a Apex Company. Esta es la melodía que habla. ¿En qué puedo ayudarle?"
Su primera tarea es averiguar el propósito de la llamada, por lo que puede ayudar a la persona que llama. También debe preguntar por su nombre para que lo pueda hacer frente adecuadamente. Una vez que se le ha dicho a su motivo de la llamada, repita de nuevo a él para asegurarse de que él entiende correctamente. Si todavía no le ha dado su nombre, pregunte por ella en este momento. Por ejemplo, se podría decir, "Usted ha dicho que está llamando para obtener información sobre la conferencia estamos llevando a cabo, ¿correcto? Y quién estoy hablando?" Cuando él da su nombre, repetirlo para asegurarse de que lo tienes derecho diciendo algo como, "Y usted dijo que esto es Mark Morgan, ¿correcto?" Mediante el uso de una pregunta en lugar de una declaración que confirme el nombre y propósito, deja una abertura para la persona que llama lo corregir fácilmente si es necesario.
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Ayudar a la persona que llama en base a su propósito. Puede que tenga que transferir la llamada a otra persona o dar un mensaje. Es posible que necesite para obtener más información y manejar la situación por sí mismo. Si tiene que transferir, que el llamante sepa el nombre y la extensión de la persona a quien se está transfiriendo. Esto le permitirá llegar a la persona adecuada rapidez en caso de que se desconecta. Si usted está tomando un mensaje, repetir de nuevo a la persona que llama para asegurarse de que lo escribió correctamente. Si tiene que manejar la llamada usted mismo y poner la llamada en espera, pedir permiso para hacerlo. Si se tarda más de lo esperado para encontrar la información o manejar la situación, volver a la llamada para hacerle saber que usted todavía está trabajando en él. Ofrecer a llamar a su regreso a su lugar de colocar en espera de nuevo.
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Concentrar toda su atención en cada persona que llama. No coma o beba mientras esté tomando una llamada, y no interrumpa la conversación telefónica para hablar con otras personas. Concentrarse en mantener un tono amistoso pero profesional, y no utilizar la jerga o lenguaje cuestionable. Mantener su profesionalismo, incluso si la persona que llama está molesto y discutió. Escuchar a las personas que llaman de ira, y repetir un resumen de sus preocupaciones para mostrar que realmente escuchado lo que decían, entonces identificarse con sus preocupaciones y hacerles saber que va a hacer todo lo posible para ayudarlos.
