Recomendaciones para tomar Minutos

Discutir con el líder de la reunión grado de detalle de los minutos deben ser. Si es posible, encontrar copias de las actas anteriores y leer los estatutos de su organización. Determinar si debe grabar comentarios de discusión sin nombres para minimizar los problemas de privacidad y difamación, como escribir “Algunos miembros de la junta sintieron el boletín fue demasiado tarde enviando por correo cada tema”.

Revisar las reglas de órdenes, que las organizaciones utilizan comúnmente para ejecutar una reunión de Robert. Puede crear actas de las reuniones constantes con el mismo formato cada vez, especialmente si su grupo sigue las reglas de Robert. Un formato típico para un documento minutos incluye lo siguiente:

• Nombre de la organización • Descripción o propósito de la reunión • Fecha y lugar • Apertura de la hora • Pase de lista • Aprobación del acta anterior • las declaraciones del presidente • informes del Tesorero • Comité informa negocio • viejo • Nuevos objetos de negocio • Acción • Reunión aplazar el tiempo

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La descripción de la reunión podría ser “Junta Trimestral de la Reunión del director” o “reunión ad hoc Comité del Sitio Web.” Registre si o no la reunión contenía un quórum, que es un número mínimo de asistentes oficiales para la reunión sea oficial.

Registrar todas las mociones hechas y votaciones que se efectúen en detalle específico. Registro que hace un movimiento y que lo secunda cada vez que se realiza un nuevo movimiento. Si es secundado una moción, el presidente abre el tema de discusión. Sobre la base de la discusión, el movimiento podría reformularse o votó el hecho originalmente. Cuando está listo para llamar a una votación, el presidente termina la discusión y llama a la pregunta, que es otro término para una votación. A continuación, anuncia el resultado de la votación. Registrar los nombres de cada persona que vote a favor o en contra de una moción y que se abstiene de votar.

Tomar notas utilizando la cantidad de detalles de su organizador de la reunión solicitó reuniones. Organizaciones proporcionan a veces detalle mínimo para el informe de un tesorero, y señaló que el tesorero dio el informe y que se distribuyó una copia de los datos financieros. El informe de un tesorero puede consistir en la cuenta bancaria en el momento de la reunión anterior, el saldo bancario actual y la diferencia. Las organizaciones también pueden optar por proporcionar todos los detalles propuesta por el tesorero o simplemente grabar un tema que se discutió con ningún detalle de la discusión, si no se toma ninguna votación o surgen problemas. Por ejemplo, los minutos podrían leer, “La silla de noticias, Bob Smith, dieron el informe del comité de noticias. Una copia del informe se adjunta a la presente acta “.

No dude en pedir un hablante que repita algo que no coger para asegurar que las actas son exactos. Leer de nuevo los movimientos para asegurar los votos se registran correctamente. Haga sus minutos clara para aquellos que no estuvieron presentes en la reunión, pero recibirán copias y tienen que votar para modificar o aprobar en la próxima reunión.