Cómo prepararse para una reunión de proyecto

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Invitar a las personas adecuadas a la reunión del proyecto. Determinar los objetivos que hay que cumplir en la reunión sobre la base de los invitados. Si la reunión con los miembros del equipo del proyecto, es posible establecer objetivos de obtener actualizaciones de estado, la resolución de problemas internos y con los miembros del equipo comparten información entre sí sobre el proyecto. Si la reunión con los participantes del proyecto, ejecutivos y clientes, su objetivo es proporcionar actualizaciones generales de hitos y responder preguntas.

Solicitar temas de la agenda de los invitados varios días antes de la reunión. En lugar de esquivar una bola curva sorpresa en la reunión, pida preguntas y temas de discusión de los relacionados con el proyecto. Esto le permitirá tiempo para preparar e invitar a otros que se pueden apoyar en la reunión. Anticipar lo que los invitados van a querer escuchar y discutir sobre el proyecto. Por ejemplo, si usted sabe que los clientes quieren discutir los materiales de marketing, obtener actualizaciones de su departamento de comunicaciones e invitar a un representante a la reunión.

Crear un proyecto de agenda de la reunión formal. Enumerar los detalles de la reunión, tales como nombre de la reunión, fecha, hora, lugar y número de llamada de conferencia en la parte superior de la página. Lista de temas de la agenda, como el estado del proyecto Hitos situación de las áreas funcionales de la empresa, tales como informática, marketing, proyecto departments- relevante jurídica y otra presupuesto- siguiente pasos- y cualesquiera temas sugeridos a usted por otros.

Enviar todos los invitados una invitación a una reunión electrónica y la agenda. Incluir un plan de proyecto o informe de estado para acompañar su discusión sobre la situación y la línea de tiempo. Enviar la invitación tan pronto como sea posible y seguir con el programa y los archivos adjuntos al menos uno o dos días antes de la reunión. Esto permitirá a sus invitados para revisar los documentos y preparar con antelación.

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Comprobar el cumplimiento de la logística, tales como reservas sala de conferencias y sala de configuración varios días antes de su reunión. Pruebe sus números y salas de conferencia web llamada inicios de sesión, según sea el caso, para asegurarse de que están funcionando y son de fácil acceso. A medida que los asistentes están probablemente trabajando en múltiples tareas, usted no quiere perder el tiempo a nadie con números de teléfono defectuosas y enlaces web.