Acerca de las Reuniones de Negocios

Las reuniones de negocios pueden ser una forma útil para comunicar información a los miembros del personal esenciales o una pérdida de recursos valiosos de la empresa. Organización y conducción de reuniones efectivas es un requisito para muchas descripciones de trabajo. Hay varios tipos de reuniones. Las reuniones del equipo y el estado son dos de los más comunes.

Las reuniones de negocios se producen para diferentes propósitos. Dependiendo de la finalidad y el tipo de reunión hay formatos y objetivos específicos para cada uno. Las reuniones del equipo son una de las reuniones más regulares en el entorno empresarial. La realización de las reuniones del equipo es una prueba de la capacidad de liderazgo. Muchos gerentes simplemente llaman a una reunión, esperan que todos estemos preparados para cualquier cosa que se discutirá, y envían sin una agenda para qué esperar. La programación de reuniones con poca idea de la planificación o un objetivo claro es una manera segura de fracasar.
Entonces, ¿cómo se ejecuta una reunión eficaz? Para empezar, la planificación cuidadosa, un objetivo declarado y una agenda detallada debe ser enviada a todos los participantes por lo menos una semana antes de la reunión. El objetivo debe ser claro y conciso. Mantenga el alcance de la reunión dentro de un plazo razonable. A menos que la reunión es una sesión de trabajo para definir un proceso o solucionar un problema en curso, la longitud no debe exceder de una hora. Proporcionar límites de tiempo para cada tema del programa.
En la reunión también debería comenzar a tiempo. Cada tema del programa debe ser discutido, teniendo cuidado de mantener la discusión relacionada con el tema en la lista. Si la discusión no está logrando nada en la forma de proporcionar información esencial o resolver un problema - pasar al siguiente tema. Si un nuevo tema merece mayor discusión, tomar nota del tema e incluir el tema en la agenda de la próxima reunión. reuniones de estado se manejan de forma diferente. Los gestores de proyectos a menudo utilizan reunión de estado para revisar los planes del proyecto, las partes interesadas actualizar y administrar las dependencias entre las tareas concurrentes. La agenda para este tipo de reuniones suele ser mucho más específico que una junta general. El estado se informó sobre un proyecto, cuenta o cliente. El objetivo de este tipo de reunión es para todos los participantes para indicar el progreso de sus tareas individuales con el fin de evaluar el estado de todo el proyecto.
La tecnología ha proporcionado herramientas eficaces para hacer el mejor uso del tiempo de reunión así. Microsoft Project y Microsoft Outlook proporcionan valiosas herramientas para programar, compartir información y tareas del proyecto de actualización - a veces eliminando la necesidad de tener aún una reunión cara a cara. Microsoft Word incluye un asistente de programa que puede ayudar a crear una agenda con toda la información crítica.

Tener una estrategia para la realización de reuniones efectivas mejorará la comunicación y el intercambio de información y crear menos ansiedad entre los participantes de la reunión. Asimismo, se creará equipos más específicos y menos pérdida de tiempo. Los gestores del proyecto desarrollarán habilidades de comunicación y liderazgo más eficaces, y encontrarán que sus planes de proyecto serán más precisos y actualizados. El uso de estas herramientas con las ideas que se muestran más arriba se asegurará una reunión exitosa. También desarrollará habilidades de liderazgo y comunicación eficaces también.

Planificación de una reunión es simple - pero no asegura que va a servir a un propósito útil. Demasiados organizadores de la reunión programar reuniones con poca atención a la planificación y organización.

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Las reuniones del equipo proporcionan información y el estado de la información que es útil para los miembros de los grupos que tienen un propósito común. Esto podría ser por función, departamento, metas o proyectos.

reuniones del proceso están programados para conducir un conjunto de procedimientos y procesos de negocio de diversas tareas y funciones de trabajo. Estas reuniones se esfuerzan por mejorar el proceso de negocio global e incluyen todos los diferentes roles de trabajo implicados.

reuniones de estado se llevan a cabo para proporcionar informes de progreso de un determinado proyecto, cliente o cuenta. El propósito de estas reuniones es proporcionar información y el progreso de las tareas asignadas a cada individuo.

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Uno-a-uno reuniones son reuniones individuales con el fin de intercambiar información específicamente relacionados con el individuo, o de carácter confidencial.

Reuniones de negocios desempeñan un papel vital en la difusión de información, proporcionando el estado del proyecto, y facilitar las comunicaciones entre los miembros del equipo. Llevarlos a cabo de la manera más efectiva cumple los objetivos establecidos por el organizador, y asegura que empresa tiempo y los recursos no se desperdician.