Cómo configurar Kick Off Proyecto Reuniones

Invitar a los empleados, consultores y clientes que están involucrados en el proyecto para la reunión de inicio del proyecto. Incluir sólo aquellos que son relevantes para el proyecto, como otros pueden tirar la reunión fuera de la pista. Enviar una invitación de correo electrónico e incluir una agenda para la reunión.

Reservar un espacio de encuentro suficientemente grande como para dar cabida a todos los asistentes a la reunión. Debido a reuniones iniciales pueden durar horas, seleccione un entorno con asientos y mesas para los huéspedes para tomar notas cómoda. Puede mantener la reunión fuera del sitio en una sala de conferencias de un hotel o un banquete local.

Se encargará de cualquier equipo de audio o visual que pueda ser necesaria para mostrar presentaciones u otra información. Es posible que tenga un televisor, un proyector, una pantalla de proyector, un ordenador portátil, altavoces, un reproductor MP3 o un micrófono, dependiendo del tamaño de su reunión y el material a ser presentado.

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Iniciar la reunión con la descripción del proyecto y proporcionando a los asistentes con su propósito. Por ejemplo, el proyecto podría ser la creación de una página web interactiva para el lanzamiento de una nueva bebida objetivos deportes activos, las mujeres en forma.

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Detalle de los objetivos del proyecto. En el ejemplo, los objetivos pueden incluir la captura de 10 por ciento del mercado de los deportes bebedor femenino o la construcción de conocimiento del producto mediante la atracción de 3.000 vistas únicas en el sitio web cada día.

Revelar información de fondo sobre la situación actual del mercado, incluyendo detalles sobre la competencia. Deje que el equipo de probar el producto y examine el equipo de embalaje de proporcionar a su con los comentarios de personas que ya han probado el producto como parte de la investigación de la compañía. Determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de que la empresa, e identificar la forma en que afectan positiva y negativamente el proyecto.

Delegar responsabilidades a los individuos en el equipo del proyecto. Si usted está construyendo un sitio web, el equipo podría incluir un diseñador web, programador, un director de proyecto, un redactor, un gerente de marketing, un corrector de estilo, el equipo legal y un coordinador de tráfico. Detalle cuál es la responsabilidad de cada individuo, dando una visión general.

Esquema de tareas específicas para cada miembro del equipo y asignar los plazos para completar cada tarea. Identificar las tareas que son críticos para la ejecución general y la terminación del proyecto- asegurar que se enumeran en un orden lógico y secuencial. Para cada tarea sea completada, detalle los entregables que la persona punto debe presentar al equipo del proyecto.

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Revisar lo que se discutió durante la reunión y recordar al equipo de proyecto del primer plazo que deben cumplir. Informarles de que se va a enviar un resumen de lo que se discutió en la reunión de inicio del proyecto. Motivar al equipo poniendo fin a la reunión con una nota positiva, alentadora.