¿Cómo hacer una reunión "lecciones aprendidas"

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Plan para celebrar la reunión inmediatamente después de un proyecto extremos o en etapas previstas, por lo que las actividades y eventos todavía están frescos en la mente de las personas. Programar una hora de reunión firme con suficiente antelación para ayudar a las personas a planificar sus horarios en consecuencia y asegurar la asistencia. Invitar a ambas manos sobre los miembros del equipo y las partes interesadas, cuya aportación agregará valor a los resultados, tales como auditores de proyectos y personal de gestión responsables del éxito del proyecto.

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Prepárese para la reunión durante todo el proyecto al mantener una lista actualizada de las experiencias o resultados buenos y malos. Categorizar elementos para simplificar una revisión previa a la reunión. Use un formato de matriz con encabezados de columna, como la presupuestación, la comunicación del equipo, informes de estado, indicadores de éxito, herramientas, equipos y recursos. Identificar cada elemento como algo que fue a la derecha o algo que salió mal. Pedir a los miembros del equipo y los actores clave para agregar elementos, ya sea directamente oa través de un coordinador central.

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Antes de la reunión, preparar un informe consolidado de cuestiones. Agrupar a los artículos similares juntos para reducir la complejidad. El objetivo es cero en el corazón de la materia - o, para usar otra analogía, para centrarse en la carne en vez de la salsa. Utilice enunciados claros, concisos y breves sobre cada categoría de elementos para proporcionar un punto de partida para la discusión. Reducir al mínimo los materiales visuales para evitar la sobrecarga de información, y seguir con tablas y gráficos simples.

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Seleccionar un ambiente cómodo para la reunión y establecer reglas de juego, como sin culpar o protestas. El objetivo es fomentar la discusión y hacer hincapié en que todas las opiniones tienen valor. Ponga los materiales en los carteles de reuniones en lugar de utilizar proyectores y presentaciones de diapositivas. Que la gente de pie y moverse. reuniones sedentarias en cuartos oscuros son menos propensos a provocar la discusión creativa de reuniones activas que la sangre fluya.

Asegúrese de que la reunión impulsa la acción. Crear una agenda que sigue la fórmula RAP = Acción. Para revisar la información que se haya reunido para presentar en la reunión "R". Por "A", pregunte participantes de la reunión de ajustar los materiales mediante la adición de nuevos elementos a la lista de las lecciones aprendidas. Por "P", llegar a un acuerdo sobre una lista corta de elementos priorizados. Por "acción", cierre la reunión mediante el establecimiento de un plan de acción que, como mínimo, identifica qué hacer, ¿quién va a hacerlo, y cuando se va a hacer.