Cómo organizar un sistema de archivo de papel para uso doméstico
Si se está ejecutando una oficina en casa o simplemente necesita para mantener los documentos de la familia y las facturas en orden, siempre se puede utilizar un buen sistema de archivo. Mantener sus documentos organizados de una manera eficiente y ordenada hace que sea más fácil encontrar los documentos cuando los necesite, y usted sabrá dónde poner los papeles cuando no se necesitan inmediatamente, sino que debe ser sujetado. Tome una tarde ahora para organizar un sistema de presentación en papel que funcione para su hogar o negocio, y en el futuro, la presentación y la búsqueda de documentos será una brisa.
Contenido
Cosas que necesitará
- Archivador
- Carpetas colgantes
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Determinar lo que funciona mejor para usted basado en el tipo de documentación que presente. Mientras que algunas personas encuentran el orden alfabético estándar a ser más fácil, es posible que desee ordenar los documentos por mes. Hay, sin embargo, varios otros métodos, tales como la separación de los papeles de emisor de la factura, cliente, proyecto, miembro de la familia, la factura o materia. También, dependiendo de su entorno de trabajo o el hogar-oficina, es posible que necesite para mantener los documentos sensibles al tiempo a la vanguardia mediante la presentación de ellos en función de su fecha límite.
Divida sus documentos una vez que haya elegido su método. Si comete pilas o montones de papeles, será más fácil y más rápido para ordenar a través de todo lo que tiene que organizar. Dependiendo de la cantidad de papel suelto o sin archivar papeles que tiene, esto puede tomar un tiempo para ordenar a través. Pídale a alguien que le ayudará si usted tiene una gran cantidad de pasar.
Etiquetar sus fichas de archivo colgante con los títulos correspondientes una vez que tenga sus papeles ordenados. Use letras claras y legibles o escriba las etiquetas si no está seguro de su propio puño y letra. Al añadir las pestañas para las carpetas a sí mismos, escalonar sus puntos de inserción para crear un sistema de cascada o de la escalera-como-fácil de leer para cuando los archivos están colgando en el cajón.
Transfiera sus pilas y pilas de papel en la carpeta que esté debidamente etiquetado. Si usted encuentra que tiene demasiado de algo sobre, considere si es necesario purgar unos papeles innecesarios, o si un conjunto de sub-etiquetas están en orden para esta categoría. Por ejemplo, un archivo de cuentas de tarjetas de crédito puede estar demasiado llena, pero las etiquetas separadas para American Express y Capital One puede hacer que sea más fácil encontrar el proyecto de ley que busca.
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Mantenga su gabinete de archivo en un lugar protegido de distancia de grandes fluctuaciones de temperatura o rangos de humedad. El gabinete de archivos, debido a la naturaleza de su trabajo, debe ser fácil de conseguir y utilizar a menudo. Si su gabinete está escondido en un lugar donde los documentos se pueden despreciar, tomar algún tiempo para considerar si realmente están utilizando el sistema adecuado para usted o su empresa. Si es necesario, empezar en el paso 1 y reconsiderar cómo se está organizando sus papeles.
Consejos & advertencias
- Trate de usar las carpetas de archivos colgantes que son de diferentes colores para romper su documentación visual. A menudo, los colores individuales se le avise cuando los archivos o plazos necesitan atención. Por ejemplo, si tiene facturas médicas, que es un archivo, pero se puede utilizar una carpeta roja para los proyectos de ley que están atrasados y la necesidad del pago. Cuando se paga un elemento, se puede salir del archivo de rojo, pero hasta entonces, tener un recordatorio visual de lo que es más urgente en su gabinete en absoluto la eficiencia times.Keep en cuenta al diseñar sus categorías de etiquetas. Si bien puede parecer fácil de crear una docena de diferentes sub-etiquetas, esto puede ser la adición de un paso innecesario para el proceso. No se exceda, pero romper una categoría cuando la necesidad parece obvia.
- Totalmente planificar cómo se va a organizar su sistema de archivo antes de comenzar. Si no pone suficiente pensamiento en su plan ahora, se puede notar que tiene que reorganizar todo en unos pocos meses si su sistema no está funcionando.