¿Cómo funciona el proceso de nómina?

A pesar de la sofisticación de los ordenadores actuales y el software de contabilidad, el proceso básico de nómina sigue siendo casi el mismo que era hace décadas. Muy pocas empresas aún grabar y nóminas de proceso a mano, pero es esencial para cualquier gerente de negocios para entender cómo funciona el proceso de nómina para controlar adecuadamente los costos de mano de obra y resolver problemas potencialmente costosos. Esto es cierto incluso si externalizar sus operaciones de nómina, una alternativa popular. El proceso comienza con la grabación de la nómina de los empleados a tiempo puesto en el trabajo. Esto puede ser tan simple como una hoja de mano o implicar el uso de relojes computarizados que transmiten los datos directamente a un ordenador que va a procesar la nómina. Antes de continuar con el procesamiento de nóminas, puede comenzar nuevos empleados o aquellos cuyo estado ha cambiado deben llenar un formulario W-4 para exenciones de retención.

El empleador reúne todos los registros de tiempo de los empleados al final del período de pago, que puede ser semanal, quincenal o algún otro periodo). El primer paso en el cálculo de la nómina es encontrar el salario bruto de un empleado, que puede ser tan simple como la suma de las horas trabajadas y multiplicando por la tarifa de pago de la persona. Pueden ser necesarios ajustes para incluir horas extras, comisiones, propinas y otras compensaciones. La compensación por los gastos relacionados con la empresa, tales como los reembolsos de kilometraje, se incluye a menudo en sueldo de un empleado después de calcular el pago, debido a que estos reembolsos no están sujetos a impuestos. El siguiente paso es calcular la retención asignación de un empleado. Para ello, es necesario W-4 del empleado y la Publicación del IRS 15 circulares E. Los salarios sujetos a impuestos federales es el salario bruto menos la cantidad total de exenciones de retención.

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La parte más complicada del proceso de nómina es el cálculo de impuestos. Para los propósitos de nómina, los impuestos se dividen en dos grupos: las que el empleado paga y se deducen del salario bruto y los que pagan los empleadores. Los empleados pagan tres impuestos federales: impuesto sobre la renta, seguro social y Medicare. Las instrucciones completas para el cálculo de estos impuestos se encuentran en la Publicación 15. En la mayoría de los estados, también hay un impuesto estatal. Las instrucciones para los impuestos estatales están disponibles en el Departamento de Ingresos o los impuestos del estado. los impuestos pagados por el empleador son la cuota empresarial a la Seguridad Social y Medicare, el impuesto de desempleo y el estado de impuestos federales de desempleo - FUTA y SUTA. Utilice la Publicación 15 para el cálculo de éstas. FUTA y SUTA deben ser figurado juntos porque hay un crédito de FUTA para SUTA pagado.

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El estado final del proceso de la nómina de pago es en realidad el empleado y para remitir los impuestos. Haciendo cheques de nómina es bastante simple. El cheque en sí es muy similar a cualquier otro control. Sin embargo, los cheques vienen con un recibo de sueldo, que es una lista escrita de los salarios, impuestos y otras deducciones o ajustes. El recibo de sueldo, rellenado con cada elemento y los totales del año hasta la fecha, se le da al empleado para sus registros. Siempre es prudente revisar los cheques de pago antes de distribuirlos, puesto que los errores pueden ser costosos. Por ejemplo, usted no desea descubrir una combinación de teclas perdido causó un cheque de $ 3.000 a ser emitida cuando la cantidad correcta es de $ 300. Enviar impuestos retenidos al servicio del IRS o los ingresos del Estado según las instrucciones.