Lista de tareas administrativas

Cada empresa, independientemente de la industria, tiene funciones administrativas que deben ser manipulados con el fin de la empresa a permanecer organizado y ejecutar de manera eficiente. Estas tareas se realizan a menudo por una secretaria, recepcionista, asistente administrativo, asistente ejecutivo o gerente de la oficina. En las empresas más pequeñas, que puedan no existir esas funciones, los empleados deben trabajar juntos para asegurar que las tareas administrativas se han completado.

La presentación de documentos importantes en los lugares adecuados en el momento oportuno es un deber administrativo que incluye la colocación de carpetas en archivadores o documentos en los programas de gestión de documentos en línea. sistemas de archivo precisos asegurar que los empleados tienen acceso a los registros financieros, registros de clientes y la investigación.

La búsqueda de información para los clientes, directivos y compañeros de trabajo, ya sea en línea, en los sistemas de archivo de oficina o en libros es una obligación administrativa esencial que ayuda a las empresas tienen la información necesaria para iniciar y terminar los proyectos. Esta información se compila a menudo, resumida, distribuido a las personas necesarias y presentada en un informe o una hoja de cálculo.

Si usted es dueño de una agencia de publicidad o una lavandería, los clientes llamar con preguntas sobre los productos y servicios, horas de operación, las solicitudes de información o con preguntas sobre los precios. La respuesta a estas llamadas y atender a las necesidades de los clientes es una obligación administrativa que pueden afectar el éxito o el fracaso de una empresa. La comunicación ineficaz con los clientes potenciales puede dejar una mala impresión de la organización. Es importante la persona que realiza esta tarea administrativa es agradable, amable y bien informado acerca de la compañía.

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Como visitante entra en una oficina, un recepcionista o secretaria es por lo general sentados a la puerta para decir “hola”, la bienvenida al visitante en el sitio de trabajo, ayudar con preguntas y dirigirlo a la persona adecuada, oficina o división. Ya se trate de una persona de la entrega de dejar a un paquete o un cliente que vienen para una cita programada, saludar a los visitantes es una obligación administrativa esencial.

Mantener las habitaciones de suministro y armarios repletos de papel, bolígrafos y otros equipos de oficina es una obligación administrativa. Las tareas asignadas a esta posición incluyen recibir órdenes de otros empleados, seguimiento de pedidos, la dispersión de los elementos a su llegada y manejo de facturas.

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Además de componer correos electrónicos y cartas comerciales para la creación de informes, hojas de cálculo y bases de datos, tareas administrativas también incluyen la creación y gestión de la distribución de estas comunicaciones escritas. Ya sea que estas comunicaciones son para sus compañeros de trabajo o clientes, las tareas se han completado utilizando programas de procesamiento de texto y hojas de cálculo para crear documentos profesionales y concisas.

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La creación de salas de conferencias y reuniones, haciendo los servicios de catering, que ordenan y configuración de equipo audiovisual y la preparación de las agendas caen en la categoría de las tareas administrativas. Estas funciones clave son esenciales cuando las empresas tienen conferencias o reuniones con clientes en o fuera de la oficina.