Competencia y funciones de recepcionista

La recepcionista ofrece una primera impresión de la empresa en la forma en que recibe a los visitantes, los solicitantes y proveedores. Ella debe tener una apariencia limpia y profesional, hacer contacto visual y saludar a cada individuo a su llegada. En muchas compañías grandes, nadie ve o habla con la alta dirección o CEOs sin pasar primero a través de la recepcionista. Esto se llama ser el guardián. Como el portero, la recepcionista ayuda a las personas por encima de ella para mantener su horario de trabajo que fluye sin problemas y con una interrupción mínima.

La comunicación es importante y ocupa una gran parte del día de la recepcionista. La recepcionista contesta el teléfono, que a menudo implica el uso de un sistema de teléfono con múltiples líneas, y también hace que devolver las llamadas telefónicas para el manejo u otro personal de la oficina. Escrita y correspondencia por correo electrónico son también parte de su trabajo. La recepcionista debe saber cómo escribir una carta de negocios y crear un correo electrónico profesional para los clientes de la compañía o empleados.

El mantenimiento de registros es otra parte del trabajo de un recepcionista. Esto implica mantener un registro de compras y ventas, teniendo actas de las reuniones, la presentación de comunicaciones de la empresa y el registro de las solicitudes de personal y la información del cliente. La recepcionista debe trabajar con programas de procesamiento de texto, bases de datos y hojas de cálculo. Altamente sensibles registros deben ser manejados por la recepcionista de una manera que mantiene la información confidencial.