Cómo escribir un Manual de Procedimiento
Un procedimiento es como una receta, un conjunto de instrucciones que indica claramente que hace algo, cuando se debe hacer, cómo se hace y lo que el resultado debe ser. Lista de cada paso en el orden que debe ser completado. Compilar varios procedimientos en un manual que está organizado por la descripción del trabajo, departamento, función o lo hace para la información más accesible a los usuarios del manual. No se debe confundir con las políticas procedimientos. Las políticas son reglas o declaraciones de procedimientos posición- son lo que la gente sigue para llevar a cabo las políticas.
Cosas que necesitará
- la documentación existente que puede ser material de recursos
- expertos en la materia que saben cómo llevar a cabo los procedimientos
Video: Cambiando Formato en Manual de Calidad y Procedimientos
Decidir cuáles son los procedimientos para documentar. Dos métodos para elegir el contenido de su manual son para estudiar los posibles usuarios manuales para averiguar qué tareas que necesitan aclaración o más información sobre, o se pueden preferir hacer una lista de los problemas de funcionamiento que podría resolver con procedimientos claramente definidos.
Recopilar información. Una persona que ya está haciendo la tarea es su mejor recurso a menos que esté creando procedimientos a partir de cero. Observe a la persona realizar la tarea y tomar notas o preguntar a la persona que escriban para usted todos los pasos involucrados en la tarea, así como consejos o advertencias aprendido a través de la experiencia.
Establecer la disposición de su manual. Un formato de dos columnas hace que los procedimientos claros y fáciles de leer. Título de cada página con el nombre del procedimiento, y poner debajo del título de una lista o párrafo de cualquier hecho que no caen dentro de un paso, tales como la frecuencia con que se lleva a cabo y consejos o advertencias del procedimiento. El procedimiento debe seguir después de que en una tabla de dos columnas.
Escribir un borrador. En la columna izquierda, la lista de la persona responsable del procedimiento. En la columna de la derecha, lista en orden los pasos que realiza la persona. Si el procedimiento implica varias personas, todos ellos deben ser capaces de ver claramente cuál es su lugar en el proceso y lo que tienen que hacer.
Video: El procedimiento administrativo: resolución de un caso práctico
Video: Procedimiento de trabajo seguro
Prueba de los procedimientos. Obtener alguien no familiarizado con los procedimientos a seguir desde el proyecto. Es importante utilizar a alguien sin experiencia, por lo que la persona no tendrá ningún acceso directo habituales o pasar por alto puntos poco claros otro lector no lo entendería.
Revisar el proyecto. Aclarar, añadir, eliminar y reorganizar los pasos hasta que los procedimientos pueden ser seguidos por cualquiera que lea el manual.
Publicar el manual. Incluir una tabla de contenidos que los lectores puedan localizar rápidamente los procedimientos. Añadir un glosario que define cualquier terminología que es poco común o específica para su industria.
Consejos advertencias
- No utilice la variación elegante de la palabra para darle vida a la escritura. Un "widget" es un widget cada vez, no es un "elemento" o un "dispositivo". cosas que describen constantemente pueden ser repetitivo, pero mejora la claridad para los lectores.