Cómo crear un sistema de numeración para las Políticas y Procedimientos
Un sistema de numeración para las políticas y procedimientos de ayuda a los usuarios en la navegación a través de un manual de papel a base de o en línea. Un sistema estandarizado tanto prevé la organización lógica y asegura un usuario puede encontrar información sin tener que escanear cada página y rumbo. organización departamental y un sistema de numeración numérico o alfanumérico son formas sencillas pero eficaces para asegurarse de que una política o procedimiento puede tener sólo una posible ubicación en el manual.
Diseño de políticas y la numeración de páginas
Organizar políticas alfabéticamente, incluyendo cada uno como un capítulo separado, y el número de cada capítulo utilizando un número de compuesto, tal como 1,0 y 2,0. Por ejemplo, si la política del departamento de recursos humanos ocupa el capítulo cinco, utilice “5.0 - Recursos Humanos”, como el título del capítulo. Número las páginas dentro de cada capítulo en orden secuencial, no en orden secuencial desde el principio hasta el final del manual.
Para la numeración de Procedimientos
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Crear un número de procedimientos añadiendo números de capítulo. Por ejemplo, si “5.0 - Recursos Humanos” incluye seis procedimientos, número de estos 5,1-5,6, e incluyen el nombre de cada procedimiento. Utilice indentación, letras minúsculas e inferior números romanos caso para identificar pasos y subpasos dentro de cada procedimiento. Por ejemplo, si los procedimientos de terminación ocupan la posición 5,2, utilizar las letras “a, b y c” para identificar los pasos en la terminación de un empleado. Si cualquiera de estos pasos incluyen sub-pasos, identificar estos utilizando numerales romanos en minúsculas tal como, “i, ii, iii.”
Consideraciones sobre el sistema de numeración
A pesar de un buen sistema de numeración permite para las revisiones, no es del todo infalible con respecto a las adiciones. Si es posible, montar el manual y crear el sistema de numeración sólo después de que haya terminado de crear todas las políticas y procedimientos necesarios. De lo contrario, ya sea que usted necesita agregar nuevas políticas al final del todo manual o re-número para mantener el orden alfabético.