Ideas para un Manual de Políticas y Procedimientos

Un manual de políticas y procedimientos es un documento escrito que detalla las reglas de una organización y las formas específicas que se deben ejecutar. Esto abarca todo, desde el punto de vista general de la organización de los detalles de cómo procesar el correo entrante. Algunas ideas básicas de un manual de políticas y procedimientos que un manual más útil a los empleados.

Antes de escribir un manual formal de una organización, debe recibir la retroalimentación de todos los diferentes departamentos acerca de su política y procedimiento. Incluso si no hay una política y un manual de procedimientos formales, los departamentos tienen probablemente su propia política informal, notas y guías de viaje dispersos. Un manual de políticas y procedimientos, a menos que se está escribiendo para un nuevo negocio u organización, debe tener en cuenta cómo el departamento ya se ejecuta. La introducción totalmente nueva política y los procedimientos podría potencialmente reducir la velocidad producciones debido a la curva de aprendizaje. En su lugar, pensar en el manual de políticas y procedimientos como un lugar para consolidar todas las políticas y procedimientos informales en un solo lugar para evitar confusiones.

Sin embargo, esto no es una regla absoluta. Una de las ventajas de escribir un manual de políticas y procedimientos es que le da la oportunidad de examinar la eficacia del trabajo de una organización. Al escribir el manual, hablar con los gerentes y empleados en los diferentes departamentos para ver si alguna de las políticas y procedimientos que actualmente trabajan con son engorrosos, difíciles o inconsistente. Si es así, es posible que desee llevar a cabo una reunión para discutir las formas más eficientes de trabajar antes de completar el manual.

Video: Metodología básica para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos.

Las políticas incluyen reglas generales que describen lo que se puede o no se puede hacer, y esto va desde filosófica a lo específico. Por ejemplo, una política puede ser “que son el medio ambiente,” o “enviar todas las solicitudes de admisión al Departamento de Admisión.” Los procedimientos describen los procesos paso a paso para llevar a cabo una política. Al crear un manual de políticas y procedimientos, diferenciar entre los dos haciendo que las partidas políticas y los procedimientos de cada política subtítulos o listas. Esto permitirá que el manual para ser navegado con rapidez por los empleados que desean encontrar información específica sobre cómo una política debe llevarse a cabo.

Video: Curso1/5 - Cómo Elaborar el Manual de Procedimientos

Al escribir un manual de políticas y procedimientos, puede que tenga que revisar con frecuencia su trabajo para cortar cualquier jerga, frases complejas e instrucciones vagas. Trate de mantener frases a 15 palabras o menos. Evitar run-ons o frases que podrían ser interpretadas en más de una forma. En lugar de dar instrucciones tales como “proceso de todas las facturas y enviar un formulario para el gerente,” describir los procedimientos para el procesamiento de las facturas y proporcionar el nombre de la forma específica para enviar al administrador.

Es posible que desee tener uno o más empleados revisan el manual de políticas y procedimientos para comprobar si hay partes que han dificultades para comprender.

Un manual de políticas y procedimientos es un documento vivo. Para mantenerlo útil, revisar y actualizar periódicamente si fuera necesario. Celebrar una reunión una vez al año para ver si necesitan ser realizados en el manual de políticas y procedimientos de cualquier cambio. Esto incluye nuevas formas de hacer el trabajo, una nueva redacción difícil o confuso párrafos de intercambio de ideas y maneras de hacer el manual más útil, por ejemplo, añadiendo más información o código de colores diferentes capítulos.

Video: Curso - Taller "Cómo elaborar manuales de políticas y procedimientos"

Evitar el tiempo de poner la información confidencial, como nombres de contactos, números de teléfono de los individuos y las direcciones de Internet en la política. En lugar de referirse a personas específicas o títulos en el manual, se refieren a los nombres de departamento. Esto ayudará a garantizar el manual de políticas y procedimientos relevantes se queda más tiempo.