Estructura del sistema de gestión de documentos

El propósito de un sistema de control de documentos es asegurar que los documentos que usa su organización son eficaces y actual. Esto se puede lograr usando una simple lista de documentos conocidos como una lista maestra.

Abordar el control de documentos dentro de su política y un procedimiento manual debe ser el primer paso. Además, su organización debe identificar un administrador para supervisar el control de documentos por ser responsable de la lista maestra de documentos.

Crear una lista maestra identificación de los documentos que se utilizan dentro de su organización para operar con eficacia. Los ejemplos de documentos incluyen los manuales de procedimientos, manuales de calidad, instrucciones de trabajo y formas. El uso de un formato de hoja de cálculo, incluir el nombre del documento y la versión. Si se hace referencia a un procedimiento ordenado de una fuente externa, haciendo referencia al estándar en la lista maestra ayudará trazabilidad.

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Documentos que son revisadas deben ser anotadas en la lista maestra. Por ejemplo, la calidad de Políticas y procedimientos de aseguramiento, la versión B. Se pueden crear su propio sistema de identificación. Algunas organizaciones utilizan las fechas de revisión. Cuando se revisa un procedimiento, también debe revisar cualquier forma o instrucciones que se haga referencia en el procedimiento.