Cómo mantener y actualizar las políticas y procedimientos

Las mejores prácticas para una organización a menudo se llaman políticas y procedimientos. Una política es el predominante, base primordial para una decisión. Un procedimiento explica cómo hacer algo. Por ejemplo, una política sería tratar a un cliente con respeto. El procedimiento correspondiente es para saludar a los clientes utilizando su nombre y apellido. Para empleados nuevos y existentes, las políticas y los procedimientos son a menudo en línea que hace que sea más fácil para mantenerlos actualizados y actual.

Identificar los roles de trabajo que son responsables del mantenimiento de las políticas y procedimientos. A menudo, esta responsabilidad es el deber de un analista de la calidad o de un analista de negocios.

Revisar la política actual o procedimiento para cambios. Si bien necesita ser cambiado, utilizar un lenguaje que es conciso. Cambiar los títulos de políticas / procedimientos y puntos clave en consecuencia. Asegúrese de que tanto la política y el procedimiento son hechos.

Realice el procedimiento que se explica o dárselo a otro empleado para realizar el procedimiento. Si hay algún pasos faltantes o supuestos en el procedimiento, añadir esos pasos, aclarar cualquier hipótesis y hacer el procedimiento de nuevo.

Auditar las políticas y procedimientos de una vez cada dos meses. Seleccionar los procedimientos que se utilizan con frecuencia y no tan a menudo.

Asesorar a los grupos afectados de los cambios en la política / procedimiento.