Procedimiento de la Oficina para la retención de archivos

No importa cuál sea su negocio se encuentra, es importante mantener la documentación apropiada. El establecimiento de una política de retención de archivos de toda la empresa es fundamental, y es tan crítica para asegurarse de que todos los empleados de la empresa entiende y se compromete a cumplir con la política establecida. Es importante que las empresas establezcan políticas, procedimientos y políticas de retención de archivo para todos los documentos, incluyendo archivos de papel, correo electrónico y la comunicación electrónica.

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Una de las razones más importantes para conservar los archivos y otra documentación es la protección de su empresa en el caso de una demanda o acción legal. Con el fin de asegurarse de que su firma está completamente protegido, es importante examinar las leyes a las que puede estar sujeto. Estas leyes varían de un sector a otro, por lo que es una buena idea para repasar las estrategias de retención de archivos de documentos y propuestas con el departamento legal de su empresa. Muchas industrias, como la asistencia sanitaria, tienen requisitos de conservación muy específicas para los archivos y registros de los pacientes.

Una forma las empresas pueden ahorrar espacio sin dejar de cumplir los requisitos legales es a la imagen de todos sus documentos en papel, a continuación, triturar los originales. Dependiendo del volumen de documentos que hay que analizar y la necesidad de la exploración en curso, las empresas pueden comprar ya sea su propio escáner de gran volumen o de la granja el trabajo a un proveedor externo. De cualquier manera, es importante hacer un amplio control de calidad en los documentos de la imagen antes de la destrucción de los originales. Sólo se debe triturar los documentos originales después de que esté seguro de que tiene buenas copias electrónicas. Para fines de recuperación de desastres, es importante colocar una copia de los documentos escaneados en una instalación de almacenamiento fuera del sitio. Esto hará que sea fácil de recuperar en el caso de un incendio, inundación u otro desastre.

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Copia de seguridad de los datos de la empresa debe ser una parte importante de sus operaciones diarias, y esas copias de seguridad de rutina puede ser parte de su estrategia de retención de archivos. Las copias de las cintas de respaldo y otros documentos electrónicos deben ser enviados a una instalación de almacenamiento fuera del sitio de manera continua, con copias de seguridad antiguas devueltos y reutilizados. Esto asegura que siempre hay una copia de seguridad reciente en la instalación fuera de las instalaciones, y que esos registros se mantienen en un entorno seguro y protegido.