Definición documento de control
La función de control de documentos tiene la responsabilidad de gestionar el flujo de documento y de almacenamiento en una organización a través de diferentes funciones y procesos. Estos incluyen el mantenimiento de archivos y el uso de procedimientos de distribución y revisión apropiados como se indica en Siliconfareast.com.
Sistema de Bibliotecas
La función de control de documentos tiene la función de mantener adecuadamente los procedimientos internos de la biblioteca de manera que se produce el acceso al personal apropiado, pero el paradero de la documentación oficial sigue siendo conocida en todo momento.
Almacenamiento / Archivo
Video: Información Documentada
Otra de las actividades clave de la función de control de documentos es el de almacenamiento de documentos y la presentación adecuada para garantizar la accesibilidad de todos los archivos necesarios.
Las revisiones
Video: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS (ISO 9001)
La función de control de documentos también tiene la responsabilidad de asegurar que la documentación aprobada oficialmente sólo se pone revisada en el contexto de los procesos y aprobaciones adecuadas. Esto puede implicar un sistema de solicitudes de cambio de documentos (o proyecto) (DCR) que requieren firmas designadas antes de un documento previamente aprobado puede tener cambios adicionales realizados.
Flujo de trabajo
El personal de control de documentos también realizan actividades con el objetivo de asegurar el flujo de trabajo eficiente como mediante la asignación de documentos para apropiarse de personal administrativo o de secretaría para actividades tales como procesamiento de textos o de exploración.
Rastreo
Video: Control de documentos de un sistema de gestión de la calidad. ISO 9001 (Req. 4.2.3)
La función de control de documentos también rastrea la producción oportuna de documentos a través del proceso de flujo de trabajo general, como por ejemplo mediante el uso de listas de edad indican que los documentos han pasado demasiado tiempo de pasar por el proceso de flujo de trabajo.