Cómo escribir una carta de contingencia

Una carta de contingencia incluye los planes y procedimientos de un departamento de negocio va a seguir si ocurre algo que podría afectar las operaciones de la empresa, ya sea positiva o negativamente. La carta explicaría cómo responder a una pérdida de incendio o de datos - o inesperada buena fortuna, tal como una orden grande. Mientras que un plan de contingencia integral para toda la empresa puede abarcar numerosos departamentos, una carta de contingencia se centra en los problemas que un departamento de cualquier persona pueda encontrar y esboza un plan para trabajar en torno a esos problemas.

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Cada supervisor del departamento debe preparar una carta de contingencia que detalla los procesos de negocio que maneja y las tareas que supervisa. Esta carta debe incluir todo el departamento hace, cada persona con la que se comunica, lo que proporciona entregables y cuando presentes entregables. Por ejemplo, la carta de contingencia para un departamento de contabilidad debe mostrar cómo el departamento de contabilidad se comunica con el departamento de ventas para registrar las cuentas por cobrar y sus métodos de comunicación con el departamento de compras para rastrear las cuentas a pagar, así como la forma del departamento proporciona estados de resultados mensuales y trimestrales declaraciones de impuestos.

La carta de contingencia debe incluir los puntos de falla en cada proceso. Estos son los eventos que pueden alterar la finalización de un proceso o tarea. puntos de fallo pueden ir desde desastres naturales hasta la pérdida de datos catastrófica a errores de comunicación simples entre los compañeros de trabajo. Una carta de contingencia que resume los puntos de falla de un departamento de contabilidad puede incluir la omisión de valor de una semana de facturas de venta o una rotura del disco duro que elimina los estados financieros importantes.

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La siguiente parte de la carta de contingencia detalla la probabilidad de que podrían ocurrir los puntos de fallo y el impacto que tales puntos de fallo tendrían sobre las operaciones. La carta puede mostrar cómo algunos puntos de falla tienen una alta probabilidad, sino que representan una amenaza mínima, mientras que otros puntos de fallo pueden ser altamente improbable pero entregar consecuencias devastadoras. La carta de contingencia para el sistema de registro automatizado de un departamento de contabilidad puede mostrar una baja probabilidad de no mantener registros de la compañía hasta la fecha, pero la carta también se puede mostrar como un fallo en este sistema puede tener un impacto serio en las operaciones del departamento.

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La carta de contingencia contendrá un plan de acción que describe los pasos que el departamento va a tomar si se produce un punto de fallo por lo que el departamento puede evitar el punto de fallo durante el cumplimiento de una tarea necesaria. Mientras que las acciones descritas en la carta de contingencia pueden no ser los métodos más eficientes o convenientes de completar la tarea, que se hagan el trabajo. El plan de acción en la carta de contingencia del departamento de contabilidad puede incluir pasos para utilizar los libros de contabilidad de papel y calculadora en el caso de pérdida de datos de un disco duro roto.