Cómo escribir una carta de confirmación, carta comercial
No confíe en llamadas telefónicas para obtener los resultados que necesita. Cuando se habla por teléfono con el servicio al cliente, las compañías de seguros, empresas o cualquier otra persona acerca de un tema importante, es necesario hacer un seguimiento con una carta de confirmación para crear un registro escrito para su uso futuro.
Cosas que necesitará
- procesador de textos
- papel
- sobre
- sello
Una carta de confirmación es una manera de hacer un registro escrito de una conversación telefónica que se puede utilizar en un momento posterior para demostrar lo que se discutió. La carta de confirmación logra tres cosas: 1) ayuda a las partes hacer un seguimiento de responsabilidades- 2) le dice al destinatario que la conversación no será olvi- y 3) pueden ser utilizados como pruebas en el procedimiento para probar su versión de los hechos.
Planificar su carta antes de su conversación telefónica al hacer una lista de cosas que discutir. Para cada elemento de discusión, determinar quién es el responsable y cuándo se llevará a cabo el artículo. Si hay cualquier contingencia, identificarlos.
Después de su conversación telefónica, comenzar a escribir su carta. Incluye una fecha, destinatario y una línea de asunto. Escribe la letra sencillo y sucinto. La carta debe ser objetiva y precisa. Dejar de lado el comentario, la especulación y las emociones. Como regla general, no utilice signos de exclamación. No trate de intimidar o acosar. Recuerde, la carta puede llegar a ser leído a un juez o un jurado, y no quiere venir a través como desagradable o irrazonable.
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Comenzar con la letra "Esta carta es para confirmar nuestra conversación telefónica el [fecha] con respecto ___."Entonces describir con precisión lo que se discutió especificando quién dijo qué. Asegúrese de incluir toda la información importante, incluyendo quién es el responsable del punto de acción, cuando es para ser completado, y cualquier contingencia. Concluye la carta con" Por favor, informe me escrito tan pronto como sea posible en todo caso antes descrito es inexacta." a continuación, firmar la carta.
Asegúrate de hacer y mantener una copia de la carta firmada, a continuación, enviarlo por correo. Si el tema de la carta es crítica y tiene razones para creer que el destinatario puede negar haber recibido la carta, a continuación, enviar la carta por correo certificado. Si usted tiene dirección de correo electrónico del destinatario, después de correo electrónico está bien.