Cómo tomar el dictado de las reuniones
Empresas de todos los tamaños y formas tienen reuniones, ya se trate de una corporación global lanzamiento de una unidad de ventas de mil millones de dólares en Europa o una pequeña empresa familiar de decidirse a actualizar sus existencias. levantamiento de actas suele ser un componente esencial de las reuniones de empresa, dando a las empresas un registro exacto de los acontecimientos importantes tales como votos de los accionistas, disputas laborales y discusión de estrategias futuras.
Cosas que necesitará
- Libreta y pluma
- Dictáfono o grabación dispositivo
Examinar la agenda de la reunión anterior. Puede que haya habido puntos planteados que requieren seguimiento de la reunión en curso. El conocimiento de estos temas antes de la reunión le permitirá tomar la información con mayor rapidez y tomar notas breves.
Tape el encuentro con un dispositivo de grabación si cree que puede tener dificultades para mantenerse al día con las discusiones. El grabar la reunión significa que se puede transcribir los puntos relevantes más tarde con un menor número de limitaciones de tiempo.
Sentarse cerca de la persona que preside la reunión. Esto le permitirá pedir aclaraciones sobre las cuestiones planteadas que se encuentran ambigua o insustancial.
Escribir la fecha y la hora a la cabeza de su portátil. Hacer una nota del presidente de la reunión, el tomador de minutos (a sí mismo) y el lugar.
Una lista de todos los asistentes, salvo el Presidente y usted mismo. Pasar alrededor de una hoja de papel y pedir a todos los asistentes para llenar en su nombre. Esta información puede ser transcrito a sus minutos completos más adelante.
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Realizar un seguimiento de la agenda de la reunión. Las reuniones suelen tener puntos numerados para su discusión. Las conversaciones pueden pasar a menudo por la tangente sin embargo, significa que los artículos se pierden o se discuten fuera de secuencia. Se adhieren a los números en el orden del día y tomar nota de ellos, ya que se discuten, aunque fuera de secuencia.
Documentar cualquier movimientos realizados con respecto a las decisiones sobre las reglas o la dirección futura de la empresa. Enumerar los individuos que proponen los movimientos y, si es una votación se lleva a cabo, ficha quién y cuántos votaron a favor de la moción. Documentar cómo se llevó a la moción, también, ya sea por la confirmación verbal, a mano alzada o voto secreto.
Redactar las actas tan pronto como sea posible después de la reunión. La información es probable que sea fresca en su mente, por lo que puede recordar más detalles que si se deja por un momento posterior.
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Grabar su propio nombre al final del documento, de modo que los colegas puede ponerse en contacto con las consultas sobre el contenido.