Las ventajas de una Agenda

Una agenda es una lista de temas a ser presentados y discutidos durante una reunión. Las agendas son útiles para muchas reuniones como las de las instituciones gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro y las empresas. Agendas generalmente incluyen una lectura de las actas o notas de la última reunión, los anuncios pertinentes, una revisión de los temas de discusión y una votación nominal. Aunque las agendas toman tiempo para establecer, en el largo plazo que pueden ahorrar tiempo y recursos.

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Agendas proporcionan un resumen de los temas de discusión. El esquema evita que el moderador o miembros de la reunión del olvido de los temas importantes para introducir. Cuando todos los temas se discuten a fondo, las decisiones de valor se pueden hacer como grupo durante la reunión en vez de hacer planes a toda prisa fuera de la reunión. Aportaciones y sugerencias de una variedad de perspectivas mejora la calidad de la actuación de los miembros.

Agendas proporcionan una oportunidad para informar a los miembros a través de los anuncios sobre eventos críticos, objetivos y tareas. Agendas permiten a los miembros que no pudieron tener acceso a todos los miembros de la organización para anunciar noticias importantes y escuchar noticias de interés. Sin una agenda, los anuncios no podrán ser comunicados a todos los miembros, lo que puede dar lugar a confusión y resentimiento. Agendas también recapitular las reuniones anteriores para ayudar a los miembros revisan los avances y reducir el enfoque de la presente reunión.

Agendas generalmente mencionan asuntos a tratar en la próxima reunión. Esto le da a los miembros la oportunidad de reflexionar sobre los temas de discusión antes de la reunión. En muchas reuniones, los miembros abiertos son más que dispuestos a participar mientras que los individuos pueden ser reservadas más vacilante. Sin embargo, sabiendo lo que va a ser discutido permite a los miembros a investigar temas de interés, piensan acerca de cómo los temas se aplican a su reino, y luego hacer valiosas contribuciones de calidad a la reunión.

Un programa da prioridad a las actividades más importantes, aumenta la productividad y se enfoca a los miembros. La mera presencia de un programa crea un ambiente formal y desalienta a los miembros de perder el tiempo. El programa prepara el moderador y fomenta la coherencia y organización. Un programa también establece los objetivos y da a los miembros de una meta. Esta organiza los pensamientos de los miembros, la dirección de la reunión y la acción después de la reunión.

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Una colección de agendas pasadas es un registro ideal para instituciones, organizaciones externas e internas y el público para ver el progreso de su organización. La documentación de ayuda al público y miembros de la organización a evaluar las decisiones anteriores, les recuerdo de los acontecimientos anteriores o figuras importantes y formular metas factibles. El pase de lista también ayuda a la administración a determinar los miembros más dedicados al contar la asistencia y la revisión de las contribuciones a la reunión. Esto puede ayudar a tomar decisiones sobre la que los miembros de favorecer o asignar el papel de dirigirse al público.