Cómo crear un plan de adquisiciones para un proyecto
Un plan de adquisiciones del proyecto describe y documenta todas las compras a proveedores externos que serán necesarios para apoyar las necesidades de un proyecto en particular. Un proyecto puede necesitar ordenadores, papel u otros materiales dependiendo de la naturaleza del proyecto. Delineando las necesidades del proyecto y cómo los suministros serán adquiridos permiten el presupuesto adecuado y una planificación adecuada. Un buen plan de adquisiciones también dará pasos específicos sobre cómo iniciar y ejecutar las compras. Esto se asegurará de que todas las ofertas se otorgan de manera justa y están en el mejor interés de la compañía.
Definir los requisitos del plan. Incluir todos los objetivos del plan. Por ejemplo, la obtención de productos de los mejores proveedores al menor costo.
Video: Parte 1 de 5: ¿Cómo hacer un Plan Anual de Adquisiciones?
Video: Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Listar el equipo de compras. Esta lista incluirá todas las partes que se incluirán en las decisiones de compra. Incluya los nombres e información de contacto para cada persona o grupo.
Video: Metodologia PM4R - Matriz de Adquisiciones
Documentar la justificación de la contratación. Incluir las razones por las que se necesitan los suministros y cómo van a ser utilizados. Identificar los elementos que serán adquiridos durante la vida útil del proyecto. Incluir la cantidad de artículos que se necesitan.
Construir una línea de tiempo que identifica todas las compras que se harán a lo largo del proyecto. La compra de suministros a granel o en ciertas épocas del año puede resultar en ahorros. Incluir estos detalles como parte de la línea de tiempo.
Definir el proceso de selección de proveedores. Esto incluye todos los pasos necesarios para obtener las ofertas. Determinar un número mínimo de ofertas que se obtendrá antes de seleccionar un proveedor. Detalle las condiciones del contrato o de pago que debe ser acordado antes de seleccionar el proveedor.
Crear una lista de tareas que deben emprenderse para comprar un artículo. Identificar todos los trámites que debe ser llenado para procesar una orden de compra. Las órdenes de compra pueden necesitar ser autorizada por la dirección.
Consejos advertencias
- Revisar el plan de adquisiciones con regularidad. Cambios en los términos de proveedores y otros factores del mercado pueden afectar positiva o negativamente el plan. Ajustar el plan que mejor se adapte a las necesidades de negocio.