Cómo presidir una reunión
Presidiendo una reunión puede hacer o romper su ascenso a la cima de una empresa o su nivel de respeto como un ejecutivo. Presidiendo una reunión no tiene por qué ser estresante, puede ser divertido. Es posible tener viento en popa en la próxima reunión a dirigir.
Enviar un correo electrónico antes de la reunión que pone a cabo la agenda y los temas deseada que será cubierta. Ser detallada y específica acerca de cuánto tiempo durará la reunión y donde se llevará a cabo.
Llegar para la reunión de 10 minutos antes de que el resto de los asistentes están programados para hacerlo. Tómese su tiempo que pone a cabo todos los documentos necesarios, para conseguir una taza de café (u otra bebida de mantener la garganta se seque mientras habla) y situando a sí mismo en la parte delantera de la habitación.
Saludar a todos al entrar en la habitación, dando la mano y haciendo contacto visual. Dirigirlos a los asientos asignados, si esto es necesario.
Designar a alguien para tomar notas, o minutos, de la reunión.
Abrir el encuentro con una introducción rápida, de pie en la parte delantera de la mesa, oficina o sala de conferencias en el que el encuentro tiene lugar. Ir sobre acta de la reunión anterior y pedir su aprobación. Una vez que tenga esa aprobación, frente a cualquier duda sobre la agenda de ese día antes de proceder.
Iniciar el diálogo o la reunión de información sobre el primer tema de los negocios. Permitir que otras personas responden, se suman y discuten. Si la gente habla fuera de turno profusamente, pedirles que por favor respetar a los demás en la habitación y esperar para ilustrar su punto verbalmente.
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Mantener el control. Cuando la gente sale de pista en el tema que nos ocupa, muy bien, pero con fuerza intercalar para dirigir a todos de vuelta a la cuestión central. Si permite que la conversación se desvíe, que se reflejará en su capacidad para presidir la reunión.
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Al término de la reunión, ponerse de pie y gracias a todos por venir. Recordarles de las tareas que se han comprometido también. Estrechar la mano si es posible que las personas dejen la reunión.