Cómo dirigir una reunión: 7 consejos

Tener una agenda firma es parte del líder de una reunión eficaz. (Imagen: Jupiterimages / Pixland / Getty Images)

Llevar una reunión no siempre es fácil. Las personas son conocidas por tener aversión reuniones, saltando ellos y no prestar atención cuando se acercan. Si usted tiene que llevar una reunión, la implementación de varias medidas de sentido común garantizará la conclusión entre los asistentes que su reunión valió la pena y conducido de manera efectiva.

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Revelar la fecha y hora de la reunión con suficiente antelación para que los asistentes puedan mantener sus horarios clara. También, enviar un recordatorio por correo electrónico el día antes. Por último, un anuncio en el intercomunicador 15 minutos antes es útil. Esto reduce al mínimo la probabilidad de que cualquier persona olvidar a asistir.

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Comenzar a tiempo. Esto demuestra respeto a las personas puntuales. Reconocer que llegan tarde con un movimiento de cabeza, en todo caso. No se hace mención debe hacerse de lo avanzado durante la reunión.

Organizar su tecnología de antemano y asegurar que todo está en orden de funcionamiento. No hay nada peor para los asistentes que ver a los que tienen problemas con su enlace portátil durante 15 minutos.

Tener una agenda, que sea lo más corto posible y se adhieren a ella. Enviar por correo electrónico el orden del día de antelación para que los asistentes pueden pensar en ello. En la reunión, si alguien se aleja de la agenda, por ejemplo, "Vamos a pensar en poner esa preocupación en la agenda de la próxima reunión."

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Asegúrese de que el propósito de la reunión es muy clara. El programa debe ayudar con esto, pero es necesario aclarar aún más. Asegúrese de que se entiende si su objetivo es resolver un problema, analizar las opciones o llevar a cabo la formación. Asegúrese de que todo el mundo sabe exactamente por qué están presentes.

Recuerde que las personas aprenden de diferentes maneras. Usar una variedad de medios - visual, auditiva, incluso las actividades físicas - para transmitir sus puntos.

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Pedir a la gente que escriba cualquier idea adicionales que habían relacionados con el tema y los dejan en una pila en su salida al final de la reunión. Más tarde, proporcionar a cada participante una copia impresa de las actas de las reuniones o en lugar de correo electrónico.

Consejos advertencias

Si la reunión va a ser más de media hora, considerar la posibilidad de algunos chocolates en las mesas para que los asistentes disfruten.

Evite que fuera de tema. Este es uno de los número uno de los motivos que las personas se sienten reuniones son una pérdida de tiempo.