Cómo crear un itinerario de reuniones
La creación de un itinerario reunión es esencial para mantener sus reuniones organizadas y eficiente en el tiempo, así como para ayudar a los empleados a entender sus tareas y responsabilidades. Itinerarios deben ser creados de antemano, para dar a todas las partes interesadas la oportunidad de revisar la agenda y poner en práctica los cambios, si es necesario. Todos los asistentes deben entregar una copia tan pronto como entran a la reunión, o antes, si es posible. Dando a todos la oportunidad antes de la reunión para intercambiar ideas sobre cada tema en discusión ayudará a maximizar la creatividad de su organización y habilidades de resolución de problemas.
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Celebrar una reunión antes de la reunión. Discutir lo siguiente con los organizadores de eventos: ¿Qué temas se tratarán en esta reunión? ¿Cuánto tiempo tomará discusiones? ¿Qué queremos realizada por el final de la reunión? ¿Quién va a estar hablando? Si hay tareas que se asignarán, a la que van a ser asignados? Si usted está planeando la reunión solo, utilizar una hoja de papel para responder a las preguntas anteriores.
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Escriba el itinerario. Poner el título de la reunión, día, fecha, hora y lugar en la parte superior de la página. Por ejemplo, "semanal Briefing- Miércoles, 6 de junio 2011 - 11 a.m.-12 p.m. - Sala".
Enumerar los temas que serán discutidos durante la reunión en orden cronológico. Si los temas serán presentados por nadie más que usted, poner su nombre junto con su tema. Incluir la hora del día va a discutir cada tema, así como la cantidad de tiempo que espera cada sujeto a la última. Por ejemplo, "11:10 am - Discusión de venta de dulces de diciembre - Denise Robinson -. 3 minutos"
Date tiempo extra. Para dar cabida a los retrasos, la almohadilla cuánto tiempo cree cada tarea se llevará a falta de dos minutos. Incluso si las cosas se ponen fuera de pista, añadiendo minutos ocultos se asegurará de que más o menos termine la reunión a tiempo.
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Dejar espacios entre cada tema en el itinerario para las personas en la reunión para tomar notas sobre cada discusión.
Imprimir el itinerario y distribuir una copia a cada persona que asistirá a la reunión. Las personas que no tienen un papel especial en la reunión pueden obtener su itinerario cuando caminan in- aquellos que tienen un papel en la reunión debe tener su itinerario al menos dos días de antelación, por lo que tienen tiempo suficiente para preparar lo que necesitan decir.